Exemple d’utilisation de power BI dans le domaine du recrutement

🎯 Objectif : appliquer la méthode vue dans le tutoriel Power BI à un cas concret du recrutement, pour construire un mini tableau de bord qui aide à comprendre comment se déroulent vos campagnes de recrutement.

Pourquoi le recrutement se prête particulièrement bien à Power BI

Un processus de recrutement produit naturellement des données chiffrées en cascade : on part d’un nombre de candidatures, on en retient une partie pour un entretien, on fait quelques offres, et on aboutit (ou non) à une embauche. Cette logique de « déperdition progressive » se visualise parfaitement avec Power BI, et permet de répondre à des questions très concrètes pour la fonction RH : combien de candidatures faut-il en moyenne pour une embauche ? À quelle étape perd-on le plus de candidats ? Quel canal de recrutement est le plus efficace ?

Les données de départ

Pour ce mini-dashboard, il suffit d’un tableau avec une ligne par poste recruté, et quelques colonnes :

• le canal de recrutement utilisé (jobboard, réseaux sociaux, cooptation, cabinet, candidature spontanée)
• le nombre de candidatures reçues
• le nombre de CV présélectionnés
• le nombre d’entretiens réalisés
• le nombre d’offres faites
• le délai du processus, en jours
• le coût total du recrutement

Avec une trentaine de postes recrutés sur un an ou deux, répartis sur plusieurs canaux, vous avez déjà de quoi obtenir des résultats parlants.

Étape 1 : l’entonnoir de recrutement

Le premier visuel à construire est un graphique en entonnoir (visuel natif de Power BI, disponible directement dans la grille de visualisations). Placez-y, dans cet ordre, les sommes de vos colonnes Candidatures reçues, CV présélectionnés, Entretiens réalisés et Offres faites.

Le résultat est immédiat : une forme qui se rétrécit progressivement, et qui montre d’un coup d’œil à quelle étape la déperdition est la plus forte. Sur un jeu de données type, on observe souvent un schéma proche de celui-ci :

Dans cet exemple, l’étape la plus sélective n’est pas l’entretien, mais bien la présélection des CV : c’est là que la majorité des candidatures sont écartées. Cette information est précieuse, car c’est souvent l’étape la moins outillée et la plus chronophage pour les recruteurs.

Étape 2 : comparer les canaux de recrutement

Le deuxième visuel consiste à comparer vos différents canaux entre eux. Une simple table ou un graphique à barres, avec le Canal en axe et trois mesures calculées (taux de transformation candidature → embauche, délai moyen, coût moyen par embauche), suffit à faire émerger des écarts importants.

En pratique, on observe généralement des profils très différents selon les canaux :

• les jobboards génèrent un fort volume de candidatures, mais avec un taux de transformation faible ;
• la cooptation affiche un taux de transformation élevé, un délai court et un coût modéré ;
• les cabinets de recrutement sont nettement plus coûteux, mais souvent mobilisés sur des postes difficiles à pourvoir, avec un bon taux de réussite ;
• les candidatures spontanées sont peu nombreuses mais quasi gratuites, et leur taux de transformation dépend beaucoup de la qualité de la base constituée en amont.

Ce que révèle ce tableau de bord

Au-delà des chiffres, l’intérêt de ce dashboard est de transformer une intuition (« je crois que la cooptation marche bien chez nous ») en donnée objectivée, et de faciliter une discussion avec les managers : faut-il investir davantage dans certains canaux ? Faut-il revoir les critères de présélection si c’est l’étape qui filtre le plus ? Le coût par embauche est-il cohérent avec le niveau de difficulté du poste ?

Comme pour l’exemple de l’absentéisme, Power BI ne fournit pas la décision : il met en évidence des écarts et des tendances, à charge ensuite pour la fonction RH d’y apporter son interprétation et son jugement.

Pour aller plus loin

Cette même logique (entonnoir + comparaison de catégories) peut être réutilisée pour d’autres processus RH : suivi des entretiens annuels, parcours de formation, ou encore campagnes de mobilité interne. Si vous découvrez Power BI, n’hésitez pas à reprendre le tutoriel pas à pas avant de vous lancer sur vos propres données de recrutement.

Ouvrir Power BI Desktop

Accueil → Obtenir les données → Excel

Sélectionner jeu_de_donnees_recrutement_RH.xlsx

Cocher la feuille « Données »

Cliquer sur « Transformer les données »

« Transformer les données » ouvre l’éditeur Power Query, qui permet de vérifier et corriger les types de colonnes avant le chargement — notamment les dates, qui sont parfois mal détectées par Power BI (on l’avait vu avec la colonne « Mois » de l’exercice absentéisme, importée comme un nombre au lieu d’une date).

Vérifier que « Mois_ouverture » est en type Date

Bonne vérification — effectivement, la colonne « Mois_ouverture » affiche des nombres bruts (45292, 45383…) au lieu de dates, exactement comme on l’avait vu pour le fichier absentéisme. Le symbole « 123 » dans son en-tête confirme qu’elle est actuellement typée en Nombre entier.

Pour corriger (même manipulation que la dernière fois) :

1. Clique sur le symbole « 123 » dans l’en-tête de la colonne « Mois_ouverture ».
2. Dans le menu déroulant, choisis « Date ».
3. La colonne devrait alors afficher des dates (01/01/2024, 01/02/2024…).

Cliquer sur « Fermer & appliquer »

Ensuite, clique sur « Fermer & appliquer » pour passer à la suite (création des visuels).

Ajouter un visuel « Table »

1. Clique une fois sur une zone vide du canevas (au centre) pour t’assurer qu’aucun visuel n’est sélectionné.
2. Dans la grille du volet Visualisations, repère l’icône « Table » : c’est un simple quadrillage (lignes et colonnes), sans graphique ni couleur — généralement dans la partie basse de la grille. Clique sur elle.
3. Un tableau vide apparaît sur le canevas.
4. Dans le volet Données à droite, clique sur la petite flèche « > » à côté de « Donnees » pour déplier la liste des champs.
5. Coche dans l’ordre : Poste, Service, Canal, Candidatures_recues.

Le tableau se remplit alors avec ces 4 colonnes, une ligne par poste recruté (30 lignes).

Cocher Poste, Service, Canal, Candidatures_recues

Ajouter un visuel « Entonnoir »

• Clique sur une zone vide du canevas (en dessous ou à côté du tableau) pour créer un nouveau visuel.
• Dans la grille Visualisations, repère l’icône « Entonnoir » : elle a la forme d’un triangle inversé (large en haut, pointu en bas). Si tu n’es pas sûr, survole les icônes sans cliquer pour voir les infobulles.

Glisser dans « Valeurs », dans l’ordre : Candidatures_recues, CV_preselectionnes, Entretiens_realises, Offres_faites

• Clique sur cette icône.
• Dans le volet Données, décoche d’abord tout (Poste, Service, Canal, Candidatures_recues) pour ce nouveau visuel — sinon Power BI risque de pré-remplir avec les mêmes champs.
• Coche ensuite, dans cet ordre précis :
  • Candidatures_recues
  • CV_preselectio…
  • Entretiens_reali…
  • Offres_faites

Ajouter un visuel « Graphique à barres groupées »

• Clique sur une zone vide du canevas (à côté ou en dessous des deux visuels existants) pour créer un nouveau visuel.
• Dans la grille Visualisations, repère l’icône « Graphique à barres groupées » — des barres horizontales (ou verticales selon la variante), généralement dans la 1ère ligne de la grille. Survole pour confirmer le nom si besoin.
• Clique sur cette icône.

Glisser Canal en axe, Candidatures_recues en valeurs

Cliquer sur une barre du graphique pour voir le filtrage croisé sur la table et l’entonnoir

Le graphique à barres est exactement ce qu’on voulait : « Somme de Candidatures_recues par Canal », avec Canal en Axe Y et Somme de Candidatures_recues en Axe X (confirmé par tes flèches). On voit clairement que Jobboard et Réseaux sociaux génèrent largement le plus de candidatures, loin devant Cabinet, Cooptation et Spontanee.