Dossier salarié – Catégorie frais professionnels
La catégorie frais professionnels regroupe les documents liés aux dépenses engagées par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle et qui font l’objet d’un remboursement par l’entreprise.
On y retrouve généralement :
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les notes de frais
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les justificatifs de dépenses (factures, tickets, reçus)
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les ordres de mission ou justificatifs de déplacement
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certains documents liés aux remboursements de frais professionnels.
Ces documents permettent de justifier les dépenses engagées par le salarié et de vérifier leur conformité avec les règles internes de l’entreprise. Ils servent également de pièces justificatives comptables pour les services financiers et peuvent être demandés lors de contrôles administratifs ou fiscaux.
En matière de conservation, les documents relatifs aux frais professionnels sont généralement conservés pendant une durée d’environ 10 ans, car ils font partie des pièces justificatives liées à la comptabilité de l’entreprise.
Dans une GED, cette catégorie permet de centraliser les justificatifs de dépenses, de faciliter le suivi des remboursements et de garantir la traçabilité des dépenses professionnelles engagées par les collaborateurs.