FAQ : Gestion Electronique de documents ( GED )

La gestion des ressources humaines repose sur de nombreux documents : contrats de travail, bulletins de paie, justificatifs d’absence, documents de formation ou encore pièces liées à la santé et à la sécurité. Organiser, conserver et retrouver ces documents est devenu un enjeu majeur pour les entreprises.

La gestion électronique des documents (GED) permet justement de structurer le dossier salarié, d’assurer la traçabilité des documents, de gérer les durées de conservation et d’appliquer des règles d’archivage adaptées. Elle facilite également l’accès aux informations tout en sécurisant les droits d’accès et la conformité réglementaire.

Cette FAQ présente les principes essentiels de la GED appliquée aux ressources humaines : organisation du dossier salarié, pièces justificatives, durées d’archivage, niveaux d’archives et différences entre une GED, un système de stockage documentaire et un SIRH.

1. Qu’est-ce qu’une GED (Gestion Électronique des Documents) en ressources humaines ?

La GED (Gestion Électronique des Documents) est un système informatique qui permet de numériser, classer, stocker, organiser et retrouver les documents liés à la gestion des ressources humaines.

Dans le domaine RH, la GED sert notamment à gérer l’ensemble des documents constituant le dossier salarié, tels que :

• les contrats de travail

• les avenants

• les bulletins de paie

• les documents liés au temps de travail

• les justificatifs administratifs

• les documents de formation ou de santé et sécurité.

L’objectif principal d’une GED est de centraliser les documents dans un environnement sécurisé, tout en facilitant leur recherche, leur consultation et leur traçabilité.

Contrairement à un simple espace de stockage de fichiers, une GED permet également de :

• structurer les documents selon un plan de classement

• définir des droits d’accès selon les rôles des utilisateurs

• assurer la traçabilité des actions réalisées sur les documents

• gérer les durées de conservation et les règles d’archivage.

Dans les ressources humaines, la GED devient ainsi un outil essentiel pour organiser le dossier salarié, sécuriser les informations et répondre aux obligations légales de conservation des documents.

2. Qu’est-ce que le dossier salarié dans une GED ?

Le dossier salarié correspond à l’ensemble des documents et informations relatifs à un collaborateur tout au long de sa relation de travail avec l’entreprise.

Dans une GED RH, ce dossier est constitué sous forme numérique et regroupe les principales pièces administratives nécessaires à la gestion du salarié.

On y retrouve notamment :

• les documents liés au recrutement

• les documents d’administration du personnel (contrat, avenants, pièces administratives)

• les éléments liés au temps de travail et aux absences

• les documents de paie et de rémunération

• les documents de formation et de développement des compétences

• les éventuels documents disciplinaires

• les documents liés à la santé et à la sécurité au travail.

Le dossier salarié constitue ainsi la mémoire administrative du collaborateur dans l’entreprise.

Dans une GED, il est structuré selon un plan de classement précis, ce qui permet :

• de retrouver rapidement un document

• de sécuriser les accès aux informations sensibles

• de respecter les durées de conservation réglementaires

• de garantir la traçabilité des documents en cas de contrôle ou de litige.

Le dossier salarié devient donc un élément central de la gestion administrative des ressources humaines.

3. Pourquoi utiliser une GED pour gérer les dossiers salariés ?

L’utilisation d’une GED en ressources humaines permet de mieux organiser et sécuriser l’ensemble des documents liés à la gestion du personnel.

Dans de nombreuses organisations, les documents RH sont nombreux et sensibles : contrats de travail, bulletins de paie, justificatifs d’absence, documents de formation ou encore pièces liées à la santé et à la sécurité. La GED permet de centraliser ces informations dans un environnement structuré et sécurisé.

Elle facilite notamment :

• l’organisation des documents grâce à un plan de classement clair

• la recherche rapide d’un document dans le dossier salarié

• la gestion des droits d’accès selon le rôle des utilisateurs

• la traçabilité des actions réalisées sur les documents

• le respect des durées de conservation prévues par la réglementation.

La GED permet également de réduire l’usage du papier, de limiter les pertes de documents et de simplifier les contrôles administratifs (inspection du travail, URSSAF, audits internes).

Elle constitue ainsi un outil central pour structurer le dossier salarié et sécuriser la gestion administrative des ressources humaines.

4. Comment organise-t-on un dossier salarié dans une GED ?

Dans une GED appliquée aux ressources humaines, le dossier salarié est organisé selon un plan de classement documentaire. Ce plan permet de structurer les documents par grandes catégories afin de faciliter leur gestion, leur recherche et leur archivage.

L’objectif est de regrouper les documents selon les principaux processus RH tout au long de la vie du salarié dans l’entreprise.

Les catégories les plus courantes sont notamment :

Dossier salarié – Catégorie administration du personnel

Dossier salarié – Catégorie discipline

Dossier salarié – Catégorie formation et développement des compétences

Dossier salarié – Catégorie frais professionnels

Dossier salarié – Catégorie paie et rémunération

Dossier salarié – Catégorie santé et sécurité

Dossier salarié – Catégorie temps de travail

Dossier salarié – recrutement

Chaque catégorie regroupe des documents spécifiques et possède des règles de conservation propres. Cette organisation permet de mieux gérer le cycle de vie des documents, depuis leur création jusqu’à leur archivage.

Dans les sections suivantes, chaque catégorie du dossier salarié sera détaillée afin de préciser les types de documents concernés, leur utilité administrative et les durées de conservation associées.

 Checklist de complétude d’un dossier Collaborateur

5. Qu’est-ce qu’une pièce justificative en gestion administrative du personnel ?

Une pièce justificative est un document qui permet de prouver ou de justifier une situation administrative liée à la gestion d’un salarié. Ces documents servent à démontrer qu’une action, une absence, une dépense ou une décision administrative repose sur un élément concret et vérifiable.

Dans la gestion des ressources humaines, les pièces justificatives jouent un rôle important car elles permettent de sécuriser les informations enregistrées dans les systèmes de gestion, notamment dans les outils de gestion des temps, de paie ou dans le dossier salarié.

Par exemple, une pièce justificative peut permettre de justifier :

• une absence pour maladie (arrêt de travail)

• une demande de congés

• un retard ou une absence exceptionnelle

• un déplacement professionnel (note de frais ou ordre de mission)

• certaines données liées au temps de travail.

Ces documents constituent des preuves administratives qui peuvent être demandées lors d’un contrôle (inspection du travail, organismes sociaux) ou en cas de litige. Dans une GED, ils sont généralement associés aux dossiers des salariés afin d’assurer la traçabilité des informations et la cohérence entre les données et les documents justificatifs.

6. Pourquoi les durées de conservation des documents sont-elles importantes ?

Dans la gestion administrative des ressources humaines, chaque document doit être conservé pendant une durée minimale définie par la réglementation ou par les obligations de gestion de l’entreprise. Ces durées de conservation permettent de garantir que les documents restent disponibles pendant la période où ils peuvent être nécessaires.

Ces documents peuvent être demandés lors de contrôles administratifs, d’audits internes ou en cas de litige avec un salarié. Il est donc essentiel que l’entreprise puisse retrouver facilement les documents concernés.

Les durées de conservation varient selon la nature des documents. Par exemple :

• les documents liés au recrutement sont généralement conservés pendant une durée d’environ 2 ans

• les documents relatifs au temps de travail sont souvent conservés pendant 3 ans

• les bulletins de paie (double employeur) doivent être conservés pendant 5 ans

• certaines pièces comptables, comme les notes de frais, peuvent être conservées pendant 10 ans

• les documents liés à la santé et à l’exposition aux risques professionnels peuvent être conservés pendant plusieurs décennies, parfois jusqu’à 40 ans.

Dans une GED, ces durées de conservation permettent de définir des règles d’archivage et de gestion du cycle de vie des documents, afin de s’assurer que les documents sont conservés aussi longtemps que nécessaire, mais pas au-delà. Cette gestion est également importante pour respecter les principes de protection des données personnelles.

7. Qu’est-ce que l’archivage dans une GED ?

L’archivage correspond au processus qui consiste à conserver un document pendant une durée déterminée, même lorsqu’il n’est plus utilisé dans la gestion quotidienne. Dans une GED, l’archivage permet de sécuriser les documents tout en respectant les obligations légales de conservation.

Tous les documents ne sont pas conservés de la même manière. On distingue généralement plusieurs niveaux d’archives selon l’utilité du document au fil du temps.

On parle ainsi :

• d’archives actives, qui correspondent aux documents utilisés dans la gestion quotidienne (par exemple un contrat de travail d’un salarié en poste)

• d’archives intermédiaires, qui regroupent les documents moins consultés mais qui doivent être conservés pour des raisons administratives ou juridiques

• d’archives de longue durée, qui concernent certains documents devant être conservés pendant une période très longue, notamment dans le domaine de la santé ou de l’exposition aux risques professionnels.

Dans une GED, ces différentes étapes peuvent être gérées automatiquement grâce à des règles d’archivage définies à l’avance. Le système peut ainsi déplacer les documents vers des espaces d’archives spécifiques en fonction de leur ancienneté et de leur durée de conservation.

L’archivage permet donc d’organiser le cycle de vie des documents, de sécuriser leur conservation et de garantir qu’ils restent disponibles pendant la période où ils peuvent être nécessaires.

8. Que signifie la purge des documents (RGPD) ?

La purge des documents correspond à la suppression ou à l’effacement des documents et des données personnelles lorsque leur durée de conservation est expirée. Cette pratique est directement liée aux principes du RGPD (Règlement général sur la protection des données), qui impose de ne pas conserver les données personnelles plus longtemps que nécessaire.

Dans la gestion des ressources humaines, de nombreux documents contiennent des informations personnelles concernant les salariés ou les candidats. Il est donc important que l’entreprise mette en place des règles permettant de supprimer ou d’archiver définitivement ces données une fois leur utilité administrative ou légale terminée.

Par exemple, certains documents comme les CV de candidats non retenus doivent être supprimés après une certaine période si aucune relation professionnelle n’a été établie. De la même manière, certaines données liées à la gestion administrative peuvent être supprimées une fois les obligations légales de conservation respectées.

Dans une GED, la purge peut être automatisée grâce à des règles définies à l’avance. Le système identifie les documents arrivés à la fin de leur durée de conservation et peut alors déclencher leur suppression ou leur anonymisation.

La purge permet ainsi de limiter la conservation inutile de données personnelles, de réduire les risques liés à la protection des données et de garantir la conformité avec la réglementation en matière de protection de la vie privée.

9. Quelle différence entre une GED et un système de stockage documentaire (ex. OneDrive ou Google Drive) ?

Un système de stockage documentaire comme OneDrive ou Google Drive permet principalement de stocker, partager et synchroniser des fichiers. Ces outils facilitent la collaboration et l’accès aux documents, mais leur fonction principale reste le stockage de fichiers dans des dossiers.

Une GED (Gestion Électronique des Documents) va plus loin. Elle permet non seulement de stocker les documents, mais surtout de les organiser, les tracer et gérer leur cycle de vie selon des règles précises.

Une GED repose généralement sur plusieurs principes :

• un plan de classement structuré qui organise les documents selon des catégories définies

• une indexation des documents permettant de les retrouver rapidement grâce à des métadonnées

• une gestion fine des droits d’accès, où chaque utilisateur dispose d’autorisations spécifiques selon son rôle

• une traçabilité des actions, qui permet de savoir qui a consulté, modifié ou téléchargé un document

• une gestion du cycle de vie des documents, incluant l’archivage et la suppression à la fin de la durée de conservation.

Certaines solutions de GED permettent également de capturer automatiquement des documents provenant de différentes sources, comme des scans, des e-mails ou des documents générés par d’autres systèmes.

Ainsi, alors qu’un système comme OneDrive agit principalement comme un espace de stockage, une GED constitue un outil de gestion documentaire structuré, conçu pour organiser les documents, assurer leur traçabilité et respecter les obligations réglementaires liées à leur conservation.

10. Quelle différence entre une GED et un SIRH ?

Une GED (Gestion Électronique des Documents) et un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) sont deux outils complémentaires, mais ils n’ont pas le même rôle.

La GED est principalement dédiée à la gestion des documents. Elle permet de stocker, classer, archiver et retrouver les fichiers liés à la gestion du personnel : contrats de travail, bulletins de paie, justificatifs d’absence, documents de formation ou encore pièces liées à la santé et à la sécurité. Elle organise les documents selon un plan de classement, gère les droits d’accès, assure la traçabilité des actions et permet d’appliquer les durées de conservation et d’archivage.

Le SIRH, de son côté, est un système qui permet de gérer les processus et les données RH. Il regroupe différents modules permettant de piloter les activités de la fonction ressources humaines, par exemple :

• la gestion administrative du personnel

• la paie

• la gestion des temps et des activités

• le recrutement

• la formation

• la gestion des compétences.

La différence principale est donc la suivante :

• le SIRH gère des données et des processus RH,

• la GED gère les documents associés à ces processus.

Dans la pratique, ces deux systèmes sont souvent connectés. Par exemple, un contrat de travail peut être créé ou référencé dans un SIRH, tandis que le document signé est conservé et archivé dans la GED. Ainsi, le SIRH pilote l’information et les processus RH, tandis que la GED garantit la conservation et la traçabilité des documents.