par Stéphane 
Dans le cadre de la centralisation de la fonction RH à son siège, l’Adapei 45 (Association départementale de parents et d’amis des personnes handicapées mentales) a choisi de recourir à la solution ADP DECIDIUM Grandes Entreprises pour sa gestion de la paie et des Ressources Humaines.
L’objectif : pouvoir bénéficier d’outils assurant un processus de paie fiable et favorisant le travail à distance pour les collaborateurs et les équipes RH. Association reconnue d’utilité publique et membre du réseau Unapei (Union nationale des associations de parents, de personnes handicapées mentales et de leurs amis), l’Adapei 45, qui accompagne depuis plus de 60 ans des enfants et adultes en situation de handicap au sein d’une vingtaine de sites dans le département du Loiret, compte 700 collaborateurs et 400 travailleurs d’ESAT (Etablissement et service d’aide par le travail), réalise chaque mois près de 1 350 paies et embauche 1 450 CDD chaque année. L’association est cliente d’ADP depuis février 2022, avec une première paie produite en janvier 2023.
ADP DECIDIUM Grandes Entreprises, une solution qui allie gestion collaborative et sécurité de la paie
Dans le cadre d’un important projet de transformation avec le lancement de la plateforme de services de l’Adapei 45, l’association souhaitait restructurer son modèle organisationnel, nécessitant entre autres la mise en place d’un système d’information des ressources humaines (SIRH) performant. En parallèle, le projet de centralisation des fonctions RH initié pour favoriser la collaboration entre les équipes RH devait également être accompagné d’un SIRH adapté au travail à distance.
Afin de faciliter les échanges entre le service RH centralisé et les collaborateurs exerçant sur les différents sites, l’adoption d’un portail collaboratif est devenue une nécessité. Cette solution offre davantage de transparence en permettant à chaque collaborateur de procéder à la mise à jour de ses données personnelles, diminue le risque d’erreur pour les équipes RH en évitant la ressaisie de données et permet ainsi à ces dernières de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Le module e-Signature permet quant à lui de signer électroniquement les contrats et avenants dans un environnement multisites.
Face à ces enjeux et après un appel d’offres, l’Adapei 45 a choisi ADP DECIDIUM Grandes Entreprises, une solution qui permet de gérer les paies et déclaratifs, en toute conformité, quel que soit le niveau de complexité. Les calculs sont rétroactifs et offrent la prise en charge de multi-période d’emploi. Le contrôle de paie est facilité par l’automatisation avec le module complémentaire ACE (Assistant Contrôle Expert). Cette application concentre toutes les données nécessaires au contrôle des paies, de déclaration et de la comptabilité.
Au niveau de l’administration du personnel, l’Adapei 45 a notamment retenu au sein d’ADP DECIDIUM les fonctionnalités RH suivantes :
- l’onboarding pour l’intégration d’un nouveau collaborateur,
- le coffre-fort employeur pour l’archivage numérique des documents RH, paie et déclaratif,
- le portail collaboratif salarié / manager, ainsi que la solution Digiposte qui propose aux collaborateurs, via un espace web et une application mobile,
- la dématérialisation et le stockage de leurs bulletins de paie au sein d’un coffre-fort numérique.
Le déploiement s’est déroulé en plusieurs étapes, qui ont conduit à la première paie délivrée avec la nouvelle solution en janvier 2023. Après une phase d’analyse, l’outil a été paramétré par l’équipe ADP, puis de nombreux tests ont été effectués. Le leader mondial des solutions de gestion du capital humain a accompagné l’Adapei 45 tout au long du processus de mise en place, avec un suivi constant tant de la part des équipes commerciales que techniques, et avec l’organisation d’un comité de pilotage mensuel afin de suivre l’avancement du projet.
ACE : un outil « révolutionnaire » qui offre fiabilité et gain de temps
L’utilisation des outils d’ADP a représenté une véritable avancée pour l’Adapei 45, qui bénéficie de plus de fiabilité et de précision dans ses contrôles de paie. Les anomalies sont détectées plus facilement et cela permet de gagner en rapidité et en productivité : la première paie a été réalisée en un temps record de 3 jours grâce à ACE, et le temps de production des paies a été réduit de 30 %. L’association peut ainsi confier de nouvelles missions aux équipes de paie, telle que la production intégrale des soldes de tout compte, initialement confiée aux assistants RH.
Un gain de temps de 20 % a été constaté sur la fonction des assistants RH grâce aux déclarations uniques d’embauche désormais télétransmises de manière automatique aux modules collaboratifs, e-contrat et e-avenant, permettant de générer des modèles types de contrats adaptés automatiquement, en fonction du genre du collaborateur ou du libellé emploi. Ce gain de temps permet aux équipes RH de traiter de nouvelles tâches qui étaient non couvertes à ce jour.
Récemment déployés, les modules Entretiens et Compétences permettront aux collaborateurs de réaliser des entretiens de manière collaborative. Ainsi, les collaborateurs de l’Adapei 45 deviendront acteurs de leur parcours professionnel. Ils pourront à tout moment accéder à leurs derniers entretiens et à leur plan de développement individuel et auront accès à une offre de formation complète à travers le catalogue de formation interne. Ces outils permettront à l’association d’accompagner les projets professionnels des collaborateurs au plus près des besoins individuels de chacun et un pilotage des compétences pour garantir une qualité dans les prestations qu’elle offre aux personnes accueillies.
Les premiers retours d’expérience des collaborateurs sont positifs, l’outil ADP est jugé facile à utiliser, ils apprécient d’avoir la possibilité de s’y connecter via leur téléphone, de prendre une photo du justificatif sans avoir besoin de le scanner, et d’avoir une visibilité sur leurs demandes en attente. Le module Onboarding offrira quant à lui un gain de temps sur les process d’embauche en permettant aux nouveaux entrants d’effectuer les démarches administratives à distance. Les retours sont également positifs au sein de la fonction RH, qui outre le gain de temps lui permettant de se consacrer à d’autres activités, affectionne la facilité d’utilisation de l’outil, ainsi que la grande souplesse dans l’accès aux données et aux requêtes.
« L’Adapei 45 est fière d’être partenaire d’ADP, une véritable avancée au sein du secteur médico-social qui a pour habitude de faire appel à des éditeurs spécialisés dans ce domaine d’activité. Notre volonté était de pouvoir disposer d’un outil performant, à la hauteur des ambitions de l’Adapei 45 et adaptable à nos spécificités. En choisissant ADP DECIDIUM Grandes Entreprises, un outil reconnu internationalement et largement utilisé, nous évitons de nous restreindre à un seul secteur d’activité et offrant une expérience collaborateur de qualité. Notre collaboration va au-delà de la production des paies. Nous avons construit une relation de partenariat global au niveau de notre SIRH permettant ainsi de développer la qualité de l’expertise du service RH. » souligne Fadila Crater, Directrice des ressources humaines de l’Adapei 45.
« Lors de la démonstration de la solution, ADP s’est clairement distingué de ses concurrents. Nous avons immédiatement été séduits, tout particulièrement par le module complémentaire ACE qui a été le vrai déclencheur de la signature du contrat. ADP propose des solutions, haut de gamme, pensées par des experts de la paie et évolutives en fonction de nos besoins, offrant à la fois une plus grande fiabilité et des gains de temps considérables. Par ailleurs, ADP a su s’adapter à nos particularités et notre réglementaire de paie. La qualité du service proposé par ADP a également été décisive : la prestation ne s’arrête pas aux outils proposés, ce sont les collaborateurs qui font la différence. » affirme Nadia Outalha, Responsable paie et administration du personnel de l’Adapei 45.
« Chez ADP, nous sommes honorés de mettre notre expertise et nos solutions en matière de RH et de paie au service de l’Adapei 45, une association reconnue d’utilité publique, afin de faciliter le quotidien de leurs équipes RH et de leurs collaborateurs. C’est une fierté d’avoir montré que dans ce secteur d’activité aussi, nous savons sécurisé la paie et permettre à la fonction RH d’être plus productive tout en gagnant du temps. Une paie fiable est primordiale pour tout type de structure car c’est l’assurance de données exactes et exploitables, les informations de la paie étant les plus justes. » précise Carlos Fontelas De Carvalho, Président d’ADP en France et en Suisse.
A propos de l’Adapei 45
Notre mission est d’accompagner des personnes en situation de handicap présentant des troubles du neurodéveloppement en offrant un accompagnement au plus près de leur besoin. La plateforme de services de l’Adapei 45 accompagne près de 1 250 personnes en situation de handicap (jeunes et adultes) au travers de 700 professionnels (fonctions éducatives, médicales, paramédicales, managers, fonctions support). L’Adapei 45 est une association de mouvance parentale créée en 1960.