Expérience collaborateur et Système d’Information RH (SIRH)

L’expérience collaborateur désigne l’ensemble des ressentis et émotions vécus par les employés tout au long de leur parcours dans l’entreprise, depuis leur entrée jusqu’à leur sortie. Ce parcours est jalonné de nombreux moments clés qui façonnent l’impression générale qu’ont les collaborateurs de leur environnement professionnel, des interactions quotidiennes jusqu’à leur rapport aux outils technologiques.

Parmi ces outils, le Système d’Information RH (SIRH) joue un rôle déterminant. Il inclut notamment :

• Le Portail SIRH, plateforme centralisée où le collaborateur accède à toutes ses informations RH (demandes de congés, gestion administrative, bulletins de salaire, formations, etc.).
• Le Self-Service RH, qui permet au collaborateur d’effectuer par lui-même de nombreuses démarches administratives, sans intervention directe du service RH.

Ces technologies, si elles sont intuitives et adaptées, peuvent considérablement améliorer l’expérience collaborateur en simplifiant leur quotidien et en répondant directement à leurs besoins et attentes. Cependant, lorsque ces outils ne sont pas suffisamment ergonomiques ou adaptés aux attentes des utilisateurs, ils peuvent créer de véritables irritants, dégradant ainsi l’expérience vécue par les collaborateurs.

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Ainsi, l’articulation entre expérience collaborateur et SIRH constitue aujourd’hui un enjeu stratégique majeur, nécessitant une attention particulière dans la conception, le déploiement et l’amélioration continue des systèmes utilisés.

Interactions multiples

Des  plusieurs exemples d’interactions positives et négatives que peuvent rencontrer les collaborateurs lorsqu’ils utilisent un SIRH, regroupés selon les principales fonctionnalités RH :

1. Gestion des congés

• Positif :

  • Interface intuitive pour poser rapidement une demande de congés.

  • Visibilité immédiate sur le solde restant et les jours déjà posés.

  • Notification automatique des validations par le manager.

• Négatif :

  • Complexité excessive dans la procédure de demande (nombreux clics, menus peu clairs).

  • Absence de notification lors de la validation ou refus de congés, nécessitant des vérifications constantes.

  • Difficulté d’accès à l’historique précis des demandes passées.

2. Gestion de la paie

• Positif :

  • Accès facile et immédiat aux bulletins de paie dématérialisés.

  • Transparence des éléments de rémunération clairement indiqués (primes, heures supplémentaires, etc.).

  • Possibilité simple de signaler une anomalie sur un bulletin de paie.

• Négatif :

  • Retard fréquent dans la publication des bulletins.

  • Manque de clarté sur certaines lignes ou rubriques du bulletin, obligeant à contacter systématiquement le service RH.

  • Système d’alerte inexistant ou inefficace en cas d’erreur dans le calcul des salaires.

3. Gestion des talents et formation

• Positif :

  • Proposition automatique de formations personnalisées en lien avec les compétences et aspirations professionnelles.

  • Parcours d’inscription simplifié et suivi transparent de l’évolution.

  • Visibilité claire sur les opportunités internes de mobilité ou d’évolution professionnelle.

• Négatif :

  • Absence de prise en compte des souhaits individuels, proposant des formations génériques peu pertinentes.

  • Difficulté à trouver rapidement une formation adaptée à cause d’un manque de filtres ou d’options de recherche efficaces.

  • Manque de clarté sur les critères d’éligibilité aux programmes de gestion des talents, générant de la frustration.

4. Recrutement interne et mobilité

• Positif :

  • Plateforme facilitant la recherche rapide et claire d’opportunités internes.

  • Alertes personnalisées selon les profils et préférences définies par les collaborateurs.

  • Processus de candidature simplifié et intuitif.

• Négatif :

  • Lenteur ou absence de retours après dépôt d’une candidature interne.

  • Manque de transparence sur les étapes du processus de recrutement interne.

  • Outil trop complexe ou peu ergonomique décourageant les candidatures internes.

5. Évaluation et feedback

• Positif :

  • Facilité d’accès aux historiques d’entretiens et de feedback reçus.

  • Interface intuitive pour remplir les évaluations périodiques.

  • Disponibilité immédiate des rapports et analyses suite aux évaluations.

• Négatif :

  • Lourdeur administrative des formulaires d’évaluation.

  • Manque de visibilité immédiate sur les feedbacks du manager.

  • Difficulté à suivre les plans d’action définis après les évaluations.

Avoir un logiciel RH ou pas … 

📌 Pourquoi avoir un logiciel RH s’il n’est pas performant ?

1. Risque d’une expérience collaborateur dégradée :

• Un logiciel mal conçu génère frustrations et démotivation.

• Il peut augmenter la charge cognitive et le stress, tout en réduisant l’autonomie des collaborateurs.

2. Impact négatif sur l’image du service RH :

• Un SIRH inefficace peut donner aux collaborateurs l’impression que les RH ne comprennent pas leurs besoins réels.

• Cela peut affaiblir la confiance envers le service RH.

3. Retour à l’humain préférable :

• Parfois, un processus simple, réalisé directement par un échange humain, est plus rapide, plus clair, et plus apprécié qu’un processus complexe digitalisé.

• Une interaction humaine bien maîtrisée et chaleureuse reste souvent plus satisfaisante que l’utilisation d’un outil numérique mal conçu.

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📌 À l’inverse, l’intérêt d’un logiciel RH vraiment opérationnel

1. Valeur ajoutée réelle :

• Simplification effective des tâches administratives.

• Amélioration tangible de l’expérience collaborateur grâce à une interface intuitive.

2. Gains opérationnels mesurables :

• Réduction de la charge administrative, permettant aux RH de se concentrer sur des missions stratégiques.

• Meilleure réactivité dans la gestion des demandes (paie, congés, recrutements internes, évaluations).

3. Développement d’une culture digitale positive :

• Les collaborateurs adoptent volontiers une technologie lorsqu’elle facilite concrètement leur quotidien.

• Cela contribue à moderniser l’image et la culture de l’entreprise.

Il vaut mieux soit renoncer à digitaliser certaines tâches plutôt que d’avoir une solution qui crée davantage de problèmes qu’elle n’en résout, soit investir sérieusement dans un SIRH performant, ergonomique et adapté aux véritables besoins des utilisateurs.

L’enjeu majeur est donc bien l’expérience utilisateur :

• Soit le SIRH améliore l’expérience collaborateur, et il devient incontournable ;

• Soit il la dégrade, et il est préférable de rester sur des méthodes plus traditionnelles, mais maîtrisées et appréciées.

SIRH et gestion des émotions

Ci dessous, un descriptif structuré des différentes émotions qu’un collaborateur peut ressentir lorsqu’il interagit avec des outils RH selon leur efficacité ou au contraire leur manque d’opérationnalité. 

😊 Émotions positives : outils performants et intuitifs

• Satisfaction
  Sentiment agréable d’avoir accompli facilement une tâche administrative.

• Confiance
  Impression rassurante que les données personnelles sont correctement traitées et sécurisées.

• Soulagement
  Sentiment de légèreté lorsqu’une procédure administrative est réalisée rapidement et sans complication.

• Motivation
  Envie renouvelée d’utiliser l’outil qui améliore concrètement le quotidien professionnel.

• Autonomie
  Impression positive d’être indépendant et maître de ses actions grâce à un outil clair et accessible.

😐 Émotions neutres ou mitigées : outils moyennement adaptés

• Résignation
  Acceptation passive face à un outil dont on s’accommode sans réelle satisfaction.

• Perplexité
  Sentiment d’incertitude face à un outil dont le fonctionnement n’est pas toujours clair.

• Indifférence
  Manque d’émotion notable, ni satisfaction, ni frustration, souvent lié à une utilisation routinière et sans réelle valeur ajoutée.

😟 Émotions négatives : outils mal conçus ou inefficaces

• Frustration
  Sentiment d’irritation dû à des blocages ou difficultés fréquentes dans l’utilisation du logiciel.

• Anxiété
  Inquiétude constante liée à l’incertitude quant à l’aboutissement d’une tâche (paie, validation de congés, etc.).

• Colère
  Sentiment fort et négatif déclenché par des erreurs répétées, des pertes de temps inutiles ou des dysfonctionnements récurrents.

• Découragement
  Perte progressive d’intérêt et de motivation à interagir avec un outil ressenti comme une contrainte plutôt qu’un facilitateur.

• Déception
  Sentiment de désillusion par rapport aux attentes initiales d’un outil présenté comme performant mais inefficace dans la pratique.

🎯 Conclusion : quand le SIRH devient un révélateur d’émotions

Loin d’être un simple outil technique, le SIRH est un véritable vecteur d’émotions dans le parcours collaborateur. Lorsqu’il est bien pensé, il renforce la fluidité, l’autonomie et la confiance. Mais lorsqu’il est mal conçu, il devient source d’irritants quotidiens, de frustrations voire de désengagement.

C’est pourquoi penser l’expérience utilisateur dans le SIRH, c’est aussi penser à l’expérience émotionnelle des collaborateurs : se sentir écouté, accompagné, respecté dans ses démarches administratives et RH. Cette approche devrait guider chaque projet de digitalisation RH.

Et vous, que ressentez-vous lorsque vous utilisez vos outils RH au quotidien ?

• Plutôt satisfaction ou agacement ?

• Plutôt autonomie ou blocages ?

• Plutôt confiance ou confusion ?

➡️ Partagez vos ressentis et comparez vos expériences : vos émotions sont peut-être les meilleurs indicateurs de la qualité de votre SIRH.