1. Gestion des informations collaborateurs

Première activité consistant à administrer les données liées aux salariés.

Actions RH :

• création du dossier salarié

• mise à jour des informations personnelles et professionnelles

• gestion des statuts contractuels

• suivi des changements de situation (promotion, mutation, changement de salaire)

Objectif : garantir l’exactitude et la cohérence des données RH.

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2. Gestion des contrats et événements administratifs

Cette activité couvre l’ensemble du cycle administratif du salarié.

Actions RH :

• rédaction et gestion des contrats de travail

• gestion des avenants

• suivi des périodes d’essai

• gestion des entrées et sorties de collaborateurs

Objectif : sécuriser juridiquement la relation de travail.

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3. Collecte des éléments variables de paie

Phase essentielle pour le calcul de la rémunération.

Actions RH :

• collecte des absences et congés

• remontée des heures supplémentaires

• gestion des primes et indemnités

• intégration des données issues de la gestion des temps

Objectif : consolider les informations nécessaires au calcul de la paie.

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4. Calcul et production de la paie

Activité centrale du processus.

Actions RH :

• calcul des salaires

• application des règles sociales et fiscales

• génération des bulletins de paie

• contrôle des montants calculés

Objectif : produire une paie fiable et conforme à la réglementation.

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5. Déclarations sociales et obligations légales

Activité liée aux obligations réglementaires.

Actions RH :

• déclaration sociale nominative (DSN)

• déclarations auprès des organismes sociaux

• paiement des cotisations sociales

• suivi des obligations légales

Objectif : garantir la conformité légale et sociale.

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6. Distribution des bulletins de paie

Étape finale du cycle de paie.

Actions RH :

• mise à disposition des bulletins

• gestion de la dématérialisation des fiches de paie

• archivage sécurisé des documents

Objectif : assurer la traçabilité et l’accès aux documents de paie.

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7. Suivi des effectifs et reporting social

Dernière activité du processus.

Actions RH :

• suivi des indicateurs d’effectifs

• production de tableaux de bord sociaux

• analyse des coûts salariaux

• contribution aux reportings RH

Le suivi des données sociales permet notamment d’analyser l’évolution de l’emploi, des rémunérations et des conditions de travail au sein de l’entreprise.

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Synthèse du processus

Le processus Gestion des effectifs et de la paie peut être structuré en 7 activités RH principales :

1. Gestion des informations collaborateurs

2. Gestion des contrats et événements administratifs

3. Collecte des éléments variables de paie

4. Calcul et production de la paie

5. Déclarations sociales

6. Distribution des bulletins de paie

7. Reporting social et suivi des effectifs