Glossaire – Planning RH
📘 Glossaire – Planning RH / SIRH
Le planning est au cœur de la gestion opérationnelle des ressources humaines. Il permet de coordonner les horaires, les absences, les activités et les ressources matérielles afin d’assurer une organisation fluide et conforme aux règles en vigueur. Grâce aux outils SIRH, la planification devient collaborative, automatisée et connectée : managers et collaborateurs disposent d’une vision partagée en temps réel de leurs temps de travail et de leurs missions.
Ce glossaire regroupe les principaux termes liés à la planification RH : gestion des horaires, synchronisation des calendriers, validation des plannings ou encore publication et suivi des activités. Il offre une compréhension simple et homogène des notions utilisées au quotidien dans les systèmes de gestion du temps et des équipes.
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Absences
Périodes pendant lesquelles un collaborateur n’est pas présent au travail pour des raisons justifiées (maladie, congés, formation, etc.).
Exemple : Le module d’absence du SIRH met à jour automatiquement le planning d’équipe.
Catégories personnalisées (dans le planning)
Groupes ou étiquettes créés pour classer des types d’activités, de postes ou d’équipes dans le planning.
Exemple : Le responsable crée une catégorie “Accueil client” pour identifier facilement les horaires de front office.
Contraintes horaires
Ensemble de règles définissant les limites ou obligations dans la création des plannings (repos légal, amplitude maximale, pauses, etc.).
Exemple : Une contrainte horaire empêche de planifier plus de 10 heures de travail par jour pour un salarié.
Duplication du planning
Fonction qui permet de copier un planning existant (hebdomadaire ou mensuel) pour accélérer la planification des périodes suivantes.
Exemple : Le planning de la semaine dernière est dupliqué pour gagner du temps dans la préparation de la nouvelle semaine.
Établissements
Unités géographiques ou administratives d’une entreprise servant à organiser la gestion RH et le planning des équipes.
Exemple : Chaque établissement possède son propre planning pour gérer les horaires de ses collaborateurs.
Événement du planning
Unité planifiée représentant une tâche, une réunion ou une activité inscrite dans le planning d’équipe.
Exemple : L’événement “Réunion projet” apparaît sur le planning de tous les participants concernés.
Horaires favoris
Plages horaires enregistrées comme modèles standards pour faciliter la création rapide de plannings récurrents.
Exemple : L’équipe du matin utilise un horaire favori “8h-16h” pour générer automatiquement le planning hebdomadaire.
Import d’agenda externe
Fonction permettant de synchroniser des agendas externes (Google, Apple, Outlook, etc.) avec le planning d’activités pour centraliser toutes les informations temporelles.
Exemple : L’utilisateur importe son agenda Outlook dans le planning SIRH pour éviter les doublons.
Import d’événements depuis d’autres applications
Fonctionnalité permettant d’ajouter dans le planning SIRH des événements issus d’autres outils pour une vue consolidée.
Exemple : L’utilisateur importe son agenda Google pour intégrer ses formations et réunions dans le planning d’activités.
Jours fériés
Jours légaux de repos fixés par la loi ou par convention, durant lesquels les salariés ne travaillent pas.
Exemple : Le 1er mai étant férié, il est automatiquement bloqué dans le planning SIRH pour tous les salariés.
Mise à disposition des utilisateurs
Action consistant à rendre une ressource, un outil ou un planning accessible aux collaborateurs autorisés.
Exemple : Le service RH met le planning des formations à disposition de tous les managers via le portail SIRH.
Planification des horaires d’équipe
Action de répartir les heures de travail des collaborateurs selon les besoins opérationnels, en tenant compte des absences, congés et priorités de service.
Exemple : Le responsable planifie les horaires d’équipe pour garantir une couverture optimale du service client.
Planning Activités
Outil permettant d’organiser, de suivre et d’affecter les activités, projets ou événements d’une équipe sur une période donnée.
Exemple : Le planning Activités permet au manager de visualiser les tâches prévues pour chaque collaborateur.
Planning d’équipe
Outil de gestion des horaires de travail des collaborateurs sur une période donnée, souvent intégré au SIRH.
Exemple : Le manager consulte le planning d’équipe pour s’assurer que toutes les plages horaires du week-end sont couvertes.
Planning horaires
Outil de gestion permettant d’organiser et de visualiser les plages horaires de travail des collaborateurs selon leurs contrats, contraintes et disponibilités.
Exemple : Le manager ajuste le planning horaires pour répartir les heures de présence sur toute la semaine.
Planning par défaut
Modèle prédéfini appliqué automatiquement aux nouveaux événements ou activités pour garantir la cohérence des horaires et formats.
Exemple : Chaque nouveau projet utilise un planning par défaut avec des plages horaires standards de 9h à 17h.
Publication du planning
Étape consistant à rendre le planning visible aux collaborateurs une fois validé, souvent via le portail RH ou une application mobile.
Exemple : Le manager publie le planning de la semaine sur le portail RH pour que l’équipe puisse le consulter.
Ressource matérielle
Équipement ou infrastructure (salle, véhicule, matériel informatique…) qui peut être réservée ou affectée dans un planning d’activités.
Exemple : Le vidéoprojecteur est enregistré comme ressource matérielle et peut être réservé via le planning.
Synchronisation des événements
Processus permettant de faire correspondre ou mettre à jour automatiquement des événements entre différents plannings ou applications.
Exemple : La synchronisation des événements assure que toute modification d’un planning est visible sur Outlook en temps réel.
Synchronisation du planning activités avec Outlook
Intégration entre le planning SIRH et le calendrier Outlook permettant de visualiser les événements professionnels dans un même espace.
Exemple : Les réunions créées dans Outlook apparaissent automatiquement dans le planning activités.
Validation du planning
Action par laquelle le manager confirme la conformité du planning avant son envoi en paie ou sa publication.
Exemple : Après validation du planning, les heures supplémentaires sont calculées automatiquement.
Variables de paie
Éléments variables servant à calculer la rémunération d’un salarié (heures supplémentaires, primes, absences, etc.).
Exemple : Les variables de paie issues du planning alimentent automatiquement le logiciel de paie.
Visibilité des plannings
Gestion des droits d’accès qui détermine qui peut consulter, modifier ou masquer certains plannings au sein d’une organisation.
Exemple : La visibilité du planning est limitée aux chefs d’équipe pour des raisons de confidentialité.