Correction

Lister toutes les tâches liées à l’onboarding en intégrant le Portail RH

Tâches identifiées pour l’onboarding via le Portail RH

Les stagiaires devaient recenser toutes les tâches nécessaires à l’intégration administrative d’un collaborateur en utilisant le Portail RH. Voici les tâches classées en trois grandes étapes.

Avant l’arrivée du collaborateur

Préparation administrative via le Portail RH

• Créer le dossier collaborateur sur le Portail RH avec les informations personnelles.
• Envoyer l’email de bienvenue contenant les accès et les informations pratiques.
• Activer les droits d’accès au Portail RH et aux autres logiciels métiers.
• Demander au collaborateur de déposer ses documents administratifs (pièce d’identité, RIB, justificatif de domicile, diplômes, contrat signé).
• Vérifier que l’accès à la gestion des congés et absences est bien configuré.
• Enregistrer le collaborateur dans la gestion des temps et activités (GTA) pour le suivi des horaires.
• Inscrire le collaborateur aux formations obligatoires accessibles sur le Portail RH (sécurité, RGPD, culture d’entreprise).
• Ajouter le collaborateur à l’organigramme de l’entreprise et aux listes de diffusion internes.

Le Jour J

Prise en main du Portail RH

• Vérifier que le collaborateur peut bien se connecter au Portail RH avec ses identifiants.
• Accompagner le collaborateur dans la mise à jour de ses informations personnelles sur le Portail RH.
• Expliquer le fonctionnement de la gestion des congés et absences (consulter ses droits, faire une demande).
• Former le collaborateur à la déclaration des temps de travail et aux horaires à saisir dans la GTA.
• Vérifier qu’il a bien accès à ses documents RH et au règlement intérieur sur le Portail RH.
• Lui montrer comment faire une note de frais et gérer ses déclarations administratives en ligne.
• Ajouter le collaborateur aux groupes de communication interne (Teams, Slack, WhatsApp).

Durant la première semaine

Suivi et confirmation des accès RH

• Vérifier que le collaborateur a bien déclaré ses premiers temps de travail et que les informations sont correctes.
• S’assurer qu’il a compris le fonctionnement des congés et absences, et qu’il sait consulter son solde disponible.
• Vérifier qu’il a accès à ses fiches de paie électroniques et à ses avantages salariés sur le Portail RH.
• Organiser une session de questions-réponses sur le fonctionnement du Portail RH.
• Demander au collaborateur un retour sur son expérience d’onboarding, notamment sur l’utilisation du Portail RH.
• Corriger les éventuels problèmes techniques d’accès et ajuster les droits si nécessaire.
• Planifier un entretien avec les RH pour un premier bilan d’intégration.

Synthèse et enseignements

Points positifs de l’exercice :
Une liste exhaustive des tâches RH essentielles a été constituée.
Le Portail RH est pleinement intégré dans toutes les étapes de l’onboarding.
La structuration en trois phases permet d’avoir un suivi progressif et efficace.

Améliorations possibles :
Automatiser certaines tâches en paramétrant des workflows d’intégration dans le Portail RH.
Ajouter des rappels automatiques pour que les nouveaux collaborateurs effectuent bien leurs démarches administratives.
Mettre en place un tutoriel interactif dans le Portail RH pour faciliter la prise en main.

Conclusion :

Grâce à cette nouvelle organisation, l’entreprise TechNova peut désormais garantir un onboarding structuré, efficace et fluide, en évitant les erreurs et les oublis qui pénalisaient les nouveaux collaborateurs.

Le Portail RH devient un outil clé pour une intégration réussie !