Checklist de complétude d’un dossier Collaborateur
Voici la checklist de complétude d’un collaborateur dans une entreprise, démarche utile pour vérifier dans une optique de sécurisation des processus et structurée de manière logique pour couvrir toute la durée du contrat de travail
1. Pièces à l’embauche (Documents de base et spécifiques)
Ces documents sont indispensables pour constituer le dossier administratif initial et répondre aux obligations légales de l’employeur.
Documents standards :
- Contrat de travail (original signé)
- Justificatif de la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)
- Copie de la pièce d’identité (en cours de validité)
- RIB (Relevé d’Identité Bancaire) pour le versement du salaire
- Copie de la Carte Vitale ou attestation de droits
- Attestation d’affiliation à la mutuelle d’entreprise
- Document relatif au régime de prévoyance collectif
Documents spécifiques au métier du collaborateur :
- Copie du permis de conduire si besoin (en cours de validité)
- Copie de la Carte de Qualification Conducteur (CQC) attestant de la FCO (Formation Continue Obligatoire)
- Aptitude médicale : Certificat médical d’aptitude à la conduite (délivré par la préfecture)
- Compte-rendu de la visite médicale d’information et de prévention (médecine du travail) avec mention « Apte «
2. Documents de suivi en cours de contrat
Tout au long de la carrière du collaborateur, le dossier doit être mis à jour régulièrement pour garantir la fiabilité des données :
Gestion du temps et rémunération :
- Bulletins de paie mensuels
- Relevés d’heures (heures supplémentaires, heures de nuit)
- Justificatifs d’absences et arrêts maladie (certificats médicaux)
- Demandes et validations de congés payés
Évolution et formation :
- Avenants au contrat de travail (en cas de modification de salaire ou de statut)
- Comptes-rendus des entretiens annuels et professionnels
3. Pièces de fin de contrat (Archivage)
À la rupture du contrat, certains documents doivent être intégrés avant l’archivage sécurisé.
Documents de sortie :
- Certificat de travail
- Attestation employeur (pour France Travail)
- Reçu pour solde de tout compte
Pour être conforme au RGPD, l’entreprise doit veiller à respecter les durées de conservation (ex: 5 ans après le départ pour le contrat et les bulletins de paie) et assurer un stockage sécurisé avec accès restreint.