Cas NOTEO : Refonte du processus de gestion des notes de frais

Contexte

L’entreprise NOTEO utilise actuellement un processus manuel pour la gestion des notes de frais. Les employés soumettent leurs justificatifs en version papier, qui sont ensuite traités par le service comptabilité. Ce processus est long, source d’erreurs, et les remboursements peuvent prendre plusieurs semaines. Les justificatifs se perdent parfois, ce qui complique la gestion et entraîne des frustrations chez les collaborateurs.

L’objectif est de digitaliser et d’automatiser la gestion des notes de frais grâce à un nouveau SIRH, afin d’accélérer les traitements, de limiter les erreurs, et d’améliorer la transparence des remboursements.

Processus de gestion des notes de frais avant refonte

1. Soumission des notes de frais : Les collaborateurs remplissent un formulaire papier ou Excel et y joignent leurs justificatifs physiques.
2. Validation des notes de frais : Le manager valide manuellement les notes de frais et transmet les justificatifs au service comptabilité.
3. Traitement par la comptabilité : Le service comptabilité enregistre manuellement les frais dans un fichier et procède au remboursement.
4. Remboursement : Le remboursement des frais peut prendre plusieurs semaines, en fonction des erreurs ou des justificatifs manquants.

Consigne

À partir du processus actuel, proposez une refonte complète du processus de gestion des notes de frais en utilisant un SIRH moderne. Vous devrez :

• Automatiser la soumission et la validation des notes de frais.
• Simplifier la gestion des justificatifs.
• Accélérer le traitement des remboursements.
• Assurer un suivi en temps réel des notes de frais soumises, validées, et remboursées.