par Stéphane 
Grâce à l’homologation de la solution Factorial Notes de frais, l’URSSAF pourra réaliser des contrôles et s’assurer de la régularité des notes de frais
Factorial, éditeur de logiciels de gestion des ressources humaines, annonce l’obtention de l’homologation URSSAF pour sa solution dédiée aux notes de frais. Grâce à elle, Factorial confirme son positionnement de partenaire interopérable pour les administrations françaises en matière de gestion des frais professionnels.
La dématérialisation des notes de frais : un enjeu pour les établissements publics et privés
À l’heure où les entreprises digitalisent l’ensemble de leurs processus, la gestion et le traitement des notes de frais ne fait pas exception. Pour le service financier qui doit les traiter avec précision, toutes les informations doivent être renseignées afin d’assurer une traçabilité continue et permettre la fluidité dans les processus de remboursement.
En plus d’optimiser le suivi des dépenses effectuées, des processus et outils clairs de suivi des notes de frais permet de limiter le gaspillage de papier, de réduire les protocoles de saisies et démarches administratives, et de gagner de la place et du temps pour l’entreprise. De plus, en facilitant les échanges entre les services de contrôle de l’URSSAF et les services financiers, la dématérialisation et l’automatisation font gagner du temps, permet de limiter les erreurs de saisie et d’avoir un suivi plus objectif. C’est donc toute la chaîne qui s’en trouve optimisée.
En effet, si les notes de frais sont encadrées par la loi c’est bien pour respecter ces enjeux de traçabilité et éviter que des dépenses fictives ou disproportionnées ne soient imputables à l’entreprise. Ainsi, lors d’un contrôle par l’URSSAF, l’entreprise peut se voir dans l’obligation de transmettre tous les justificatifs de dépenses, et de prouver que les remboursements de frais correspondent bien à des dépenses exonérées de cotisations sociales. Avec la dématérialisation des notes de frais, l’URSSAF et Factorial Notes de frais libèrent les entreprises de contraintes liées au support papier.
« Pour respecter le cadre légal en vigueur, il est important de bien choisir sa plateforme pour gérer les frais professionnels, car il en va de la responsabilité de l’entreprise. Les dirigeants et responsables financiers doivent donc choisir et utiliser des outils qui permettront d’assurer le respect des processus de gestion de notes de frais. Que ce soit pour les salariés ou les gestionnaires, l’utilisation de ces outils doit pouvoir être simple, intuitive et encadrée pour que la traçabilité de ces dépenses puisse être assurée », commente Marian Pumir de Louvigny, Senior Product Manager chez Factorial.