L’utilité d’une cartographie applicative pour votre SIRH
Pourquoi est-il crucial de cartographier les processus RH existants ? Pour qui cette démarche s’avère-t-elle particulièrement bénéfique ? Quelles étapes suivre pour une cartographie efficace et pertinente ? Où et quand mettre en place cette cartographie pour optimiser vos projets RH ? Dans cet article, nous explorerons l’importance de cette démarche, démontrant qu’elle doit être entreprise en amont de tout projet. Nous mettrons en lumière les multiples avantages qu’elle offre et discuterons de la pertinence d’une cartographie applicative pour votre SIRH. Découvrez comment une telle cartographie peut transformer votre gestion des ressources humaines.
Une cartographie des processus RH existants pour commencer …
La cartographie des processus RH existants est une étape cruciale dans la préparation et le cadrage d’un projet SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines). Cette démarche permet d’avoir une vision claire et complète de l’existant avant d’entamer toute transformation. Voici comment vous pourriez structurer cette phase en 7 étapes :
7 étapes d’une cartographie réussie des processus RH existants
1. Identification des processus
– Listez tous les processus RH actuels (recrutement, gestion des talents, paie, formation, etc.)
– Classez-les par catégories (stratégiques, opérationnels, supports)
2. Analyse détaillée de chaque processus
– Décrivez les étapes de chaque processus
– Identifiez les acteurs impliqués et leurs rôles
– Notez les outils et systèmes utilisés actuellement
3. Représentation visuelle
– Créez des diagrammes de flux pour chaque processus
– Utilisez des outils comme Visio, Lucidchart ou Draw.io pour la modélisation
4. Identification des points forts et des faiblesses
– Analysez l’efficacité de chaque processus
– Repérez les goulots d’étranglement et les redondances
– Identifiez les opportunités d’amélioration
5. Documentation des interfaces
– Notez les interactions entre les différents processus
– Identifiez les échanges de données entre les systèmes existants
6. Collecte des retours d’expérience
– Interrogez les utilisateurs clés sur leur perception des processus actuels
– Recueillez leurs suggestions d’amélioration
7. Analyse des indicateurs de performance
– Identifiez les KPIs existants pour chaque processus
– Évaluez leur pertinence dans le contexte du projet SIRH
Cette cartographie servira de base solide pour les étapes suivantes du projet SIRH, notamment :
– La définition des besoins et des objectifs du nouveau système
– L’identification des processus à optimiser ou à refondre
– La sélection des fonctionnalités clés du futur SIRH
– La planification de la transition vers le nouveau système
En procédant à cette cartographie détaillée, vous vous assurez de bien comprendre l’existant et de poser les fondations d’un projet SIRH réussi, aligné sur les besoins réels de l’organisation.
Une cartographie des processus RH existants à réaliser en amont de toute projet
La cartographie des processus RH existants peut et devrait être réalisée très en amont, avant même de commencer le cadrage formel du projet SIRH. Cette approche permet de mieux comprendre l’existant et de définir les besoins et les objectifs du futur système. Voici comment intégrer cette cartographie préliminaire dans votre réflexion et votre planification :
2 Étapes pour cartographier les processus RH en amont ( en deux temps )
1. Recensement des processus RH
– Listez tous les processus RH existants : Recrutement, gestion des performances, formation, paie, gestion des absences, etc.
– Catégorisez les processus : Stratégiques, opérationnels, supports.
2. Analyse des processus actuels
– Décrivez chaque processus en détail : Étapes, acteurs impliqués, outils utilisés, délais, points de décision.
– Identifiez les points de blocage et les inefficacités : Goulots d’étranglement, tâches redondantes, étapes manuelles.
3. Représentation visuelle
– Créez des diagrammes de flux pour chaque processus en utilisant des outils comme Lucidchart, Microsoft Visio, ou Draw.io.
– Documentez les flux d’information et les interactions entre les différents processus.
4. Évaluation des Outils Actuels
– Identifiez les outils et systèmes actuels : ERP, solutions SaaS, suites RH, best-of-breed, outils bureautiques.
– Évaluez leur efficacité : Points forts, points faibles, adéquation avec les besoins actuels et futurs.
5. Identification des Besoins et Objectifs
– Définissez les besoins fonctionnels : Automatisation, intégration, reporting, conformité.
– Établissez les objectifs du futur SIRH : Amélioration de l’efficacité, réduction des coûts, meilleure gestion des talents.
Intégration dans le Cadrage du Projet SIRH
1. Préparation de la Note de Cadrage
– Incluez les résultats de la cartographie : Diagrammes de flux, analyses des points de blocage, évaluation des outils actuels.
– Définissez les priorités : Processus critiques à optimiser, besoins fonctionnels prioritaires.
2. Sélection de la Solution SIRH
– Analysez les options : ERP, solutions SaaS, suites RH, best-of-breed.
– Choisissez la solution la plus adaptée en fonction des besoins identifiés et des objectifs du projet.
3. Planification de la Transition
– Élaborez un plan de transition : Phases de mise en œuvre, formation des utilisateurs, migration des données.
– Assurez-vous de l’alignement entre les processus optimisés et les fonctionnalités du nouveau SIRH.
En réalisant la cartographie des processus RH existants très en amont, vous posez les bases solides pour le cadrage et la réussite de votre projet SIRH. Cette démarche permet de mieux comprendre les besoins réels de votre organisation, d’identifier les outils les plus adaptés et de planifier une transition en douceur vers le nouveau système. Cela garantit également que le futur SIRH sera aligné sur les objectifs stratégiques de l’entreprise et optimisera la gestion des ressources humaines.
Avantages d’une cartographie des processus RH en amont d’un projet spécifique
La cartographie des processus RH en amont d’un projet spécifique présente plusieurs avantages importants :
1. Compréhension globale de l’existant :
– Permet d’avoir une vue d’ensemble claire et factuelle de tous les processus RH actuels.
– Aide à identifier les interconnexions et dépendances entre les différents processus.
2. Identification des inefficacités :
– Met en évidence les goulots d’étranglement, les redondances et les tâches manuelles chronophages.
– Facilite le repérage des processus obsolètes ou peu efficaces.
3. Priorisation des besoins :
– Aide à identifier les processus les plus critiques ou problématiques nécessitant une amélioration prioritaire.
– Permet de définir des objectifs d’optimisation ciblés et réalistes.
4. Alignement stratégique :
– Assure que les futurs projets seront alignés sur les besoins réels de l’organisation et ses objectifs stratégiques.
– Facilite l’adhésion de la direction en démontrant les enjeux concrets.
5. Préparation du changement :
– Sensibilise les équipes RH et les autres parties prenantes aux processus actuels et aux opportunités d’amélioration.
– Facilite l’implication des collaborateurs dès le début du projet.
6. Optimisation des ressources :
– Permet de mieux estimer les ressources nécessaires pour les futurs projets d’amélioration.
– Évite de dupliquer les efforts en identifiant les synergies possibles entre différents processus.
7. Base de référence :
– Fournit un point de comparaison pour mesurer les progrès et les gains d’efficacité après la mise en place de nouveaux outils ou processus.
En réalisant cette cartographie en amont, vous posez les bases solides pour tout futur projet d’amélioration ou d’implémentation de SIRH, en vous assurant qu’il répondra aux besoins réels de l’organisation et s’intégrera harmonieusement dans l’écosystème RH existant.
L’utilité d’une cartographie applicative pour votre SIRH
Un exemple de cartographie applicative pour les processus RH comme ci dessous, offre une cartographie réelle des solutions utilisées. Voici comment cela pourrait se présenter :
1. Recrutement et Onboarding :
– Système de gestion des candidatures (ATS) : Workday Recruiting
– Plateforme d’évaluation des candidats : HireVue
– Outil de signature électronique : DocuSign
– Système de gestion de l’onboarding : BambooHR
2. Gestion des talents et performances :
– SIRH principal : Workday HCM
– Outil d’évaluation des performances : SuccessFactors
– Plateforme de gestion des objectifs : 15Five
3. Formation et développement :
– Plateforme de e-learning : Cornerstone OnDemand
– Outil de gestion des compétences : Talentsoft
4. Gestion administrative et paie :
– Système de paie : ADP
– Outil de gestion des temps et absences : Kronos
– Portail RH pour les employés : ServiceNow
5. Engagement et culture d’entreprise :
– Plateforme d’enquêtes et de feedback : Qualtrics
– Réseau social d’entreprise : Microsoft Yammer
6. Analyse RH et reporting :
– Outil de Business Intelligence : Tableau
– Plateforme d’analyse RH : Visier
7. Outils transverses :
– Suite bureautique : Microsoft Office 365
– Outil de communication : Slack
– Système de gestion documentaire : SharePoint
Cette cartographie montre les différentes applications utilisées pour chaque grand domaine des processus RH, permettant ainsi de visualiser l’écosystème applicatif RH de l’entreprise. Elle aide à identifier les interconnexions potentielles, les redondances éventuelles et les opportunités d’optimisation ou d’intégration entre les différents outils.
Sources – Utilité d’une cartographie des processus RH existants
[1] https://independant.io/cartographie-processus-rh/
[2] https://www.tiilt.io/les-processus-rh-quest-que-cest/
[3] https://lapala.io/processus-rh/
[4] https://peoplespheres.com/fr/comment-faire-la-cartographie-de-vos-processus-rh/
[5] https://lapala.io/cartographie-processus-rh/
[6] https://www.tiilt.io/les-processus-rh-quest-que-cest/
[7] https://peoplespheres.com/fr/comment-faire-la-cartographie-de-vos-processus-rh/
[8] https://www.heyteam.com/articles/processus-rh-definition-mise-en-place-et-automatisation-de-vos-workflows