Identifier les taches à faible ajoutée dans votre SIRH actuel

La mise en place d’un SIRH – ou Système d’information et ressources humaines – est souvent l’opportunité de supprimer les tâches à faible valeur ajoutée mais aussi de corriger les bug et anomalies issus d’une gestion des RH un peu trop archaïque. Mais de quoi parlons nous ? Qu’est ce qu’une tache à faible valeur ajoutée ? Quels sont les types de bugs et anomalies qu’un SIRH pourrait corriger ? Faisons le point ici sur le cœur de la démarche de digitalisation de la fonction RH … 

Des exemples de tâches à faible valeur ajoutée à identifier 

Voici quelques exemples de tâches à faible valeur ajoutée qu’un SIRH peut aider à éliminer :

1. La saisie manuelle des données de paie.
2. La gestion des demandes de congé sur papier ou par email.
3. La création manuelle de tableaux de suivi des absences.
4. Le traitement manuel des notes de frais.
5. La recherche manuelle d’informations dans des dossiers papier ou des fichiers non centralisés.
6. L’envoi manuel de rappels pour les entretiens annuels ou les évaluations de performance.
7. La création manuelle de contrats et autres documents RH standards.
8. La collecte manuelle des informations pour les reportings RH.

Ces tâches, bien qu’importantes, consomment du temps et des ressources, alors qu’un SIRH peut les automatiser ou les simplifier.

D’autres exemples de tâches à faible valeur ajoutée pour se convaincre du bien fondé d’une démarche SIRH

Ci dessous dix autres exemples de tâches à faible valeur ajoutée qu’un SIRH pourrait réduire ou éliminer :

1. La gestion des justificatifs de temps de travail ou de pointage sur des feuilles papier.
2. Le suivi des échéances de contrats à durée déterminée ou d’essai manuellement.
3. Le traitement des réclamations administratives comme les erreurs de paie sans outil automatisé.
4. La diffusion manuelle des offres d’emploi sur plusieurs plateformes.
5. La mise à jour manuelle des dossiers des employés pour chaque changement de statut ou promotion.
6. La compilation manuelle des données pour les rapports de diversité ou de conformité légale.
7. La gestion manuelle des suivis de formation et des certifications obligatoires.
8. La vérification manuelle des documents administratifs pour la conformité (CNI, diplômes, etc.).
9. La gestion des relances pour les absences injustifiées ou retards.
10. L’archivage manuel et physique des documents RH, comme les fiches de paie ou les déclarations sociales.

Ces tâches peuvent être chronophages et sources d’erreurs, mais avec un SIRH, beaucoup peuvent être automatisées et rendues plus fluides.

Mais alors qu’une tache à forte valeur ajoutée dans le monde des RH ?  

Les acteurs RH peuvent se concentrer grâce au temps gagné en éliminant les tâches à faible valeur ajoutée, sur des taches plus valorisantes pour eux et servent une vision plus stratégique de la fonction RH.

Voici quelques exemples de ces tâches à forte valeur ajoutée :

1. Développement des talents : identification des hauts potentiels, mise en place de plans de développement personnalisés et gestion proactive des carrières.
2. Stratégie de rétention des talents : mise en œuvre de stratégies pour maintenir les meilleurs éléments, comme des programmes de bien-être ou des incitations au développement.
3. Gestion proactive des relations sociales : travail en amont avec les représentants du personnel, anticipation des conflits et mise en place d’une bonne dynamique sociale.
4. Gestion de la diversité et de l’inclusion : mise en place de programmes pour promouvoir la diversité et l’inclusion au sein de l’entreprise.
5. Analyse des données RH (HR analytics) : utilisation des données RH pour prévoir les besoins en effectifs, identifier les tendances en matière d’absentéisme, de turnover, etc.
6. Amélioration de l’expérience collaborateur et du boarding : développement de parcours collaborateurs engageants, de l’onboarding à l’offboarding.
7. Conception de programmes de formation innovants : mise en place de stratégies de formation continue pour renforcer les compétences nécessaires aux évolutions du marché.
8. Accompagnement des transformations organisationnelles : rôle actif dans la conduite du changement lors des restructurations ou des projets de transformation numérique.
9. Pilotage de la performance globale : mise en place de dispositifs de gestion de la performance alignés sur les objectifs stratégiques de l’entreprise.
10. Gestion stratégique des rémunérations : élaboration de politiques de rémunération et de primes pour attirer et fidéliser les talents clés.

Ces tâches permettent aux RH de jouer un rôle plus stratégique dans l’entreprise, en se concentrant sur l’accompagnement des employés et la performance globale, plutôt que sur des tâches administratives chronophages.

Passons aux anomalies et bugs à corriger via les SIRH

Voici quelques exemples d’anomalies courantes qui peuvent être corrigées grâce à un SIRH moderne :

1. Erreurs de paie récurrentes : comme des montants incorrects dus à une mauvaise saisie des données ou des règles mal appliquées sur les heures supplémentaires.
2. Incohérences dans les dates de congés : des erreurs lors de la validation des demandes de congé, qui peuvent générer des conflits ou des doublons.
3. Données employé mal synchronisées : des informations mal mises à jour dans les différents systèmes (ex. : une promotion ou un changement de département non reflété dans les bases de données).
4. Suivi de formation obsolète : des anomalies liées à l’absence de suivi automatisé des formations, entraînant des certificats expirés ou des employés non formés à temps.
5. Problèmes de conformité avec la législation : des anomalies dans la gestion des déclarations sociales ou fiscales qui ne respectent pas les réglementations en vigueur.
6. Problèmes de calcul des avantages : des erreurs dans le calcul des primes, des indemnités ou autres avantages employés.
7. Accès aux dossiers erronés : des anomalies dans la gestion des droits d’accès, permettant à des employés d’accéder à des données confidentielles qu’ils ne devraient pas voir.
8. Incohérences dans les feuilles de temps : des erreurs dans la saisie ou l’édition des heures travaillées, impactant directement la paie et les heures supplémentaires.
9. Retards dans les évaluations de performance : des évaluations oubliées ou mal planifiées, souvent dues à un manque de suivi automatisé.
10. Gestion des notes de frais imprécise : des anomalies dans le traitement ou la validation des remboursements, avec des montants incorrects ou des justificatifs manquants.

Un SIRH moderne permet de centraliser et d’automatiser ces processus, réduisant les erreurs manuelles et offrant une meilleure transparence dans la gestion des données RH.

D’autres exemples d’anomalies et bugs à corriger

D’accord, voici des exemples d’anomalies que l’on peut retrouver dans un SIRH et que ce système peut corriger :

1. Mauvaise synchronisation des données entre les modules : par exemple, une promotion n’est pas reflétée dans le module de paie.
2. Double saisie des employés : un même employé est enregistré deux fois avec des informations légèrement différentes.
3. Incohérences dans les montants de paie : des écarts dus à des erreurs de paramétrage des règles de paie.
4. Délais de traitement trop longs pour les demandes de congé : les demandes manquent de fluidité, ce qui cause des retards dans leur validation.
5. Anomalies dans la gestion des droits d’accès : certains employés ont un accès à des informations qu’ils ne devraient pas voir.
6. Erreurs de calcul des heures supplémentaires : des erreurs apparaissent dans le décompte des heures supplémentaires ou des primes associées.
7. Données erronées sur les déclarations sociales : les données transmises aux organismes sont incorrectes ou incomplètes, entraînant des risques de non-conformité.
8. Incohérences dans les plannings : des erreurs de planification des horaires de travail ou de rotation des équipes.
9. Absence de mise à jour des dossiers salariés : les modifications dans le statut, les contrats ou les données personnelles ne sont pas correctement prises en compte.
10. Anomalies dans le suivi des formations : des formations manquées ou non planifiées correctement, entraînant des manquements en termes de conformité ou de développement des compétences.

Un SIRH moderne permet de prévenir et de corriger ces types d’anomalies en automatisant les processus et en garantissant une meilleure gestion des données.

Quid des ressaisies, double-saisies voire triple-saisies sur votre SIRH

Quand on parle de tâches à faible valeur ajoutée, on parle aussi des saisies et ressaisies obligatoires qui occasionnent en effet des pertes de temps quand il faut basculer d’un logiciel en fait à un autre. 

Ces doubles et triples saisies sont un véritable problème de productivité dans le domaine du SIRH. Voici quelques exemples courants de ces situations où les données doivent être saisies à plusieurs reprises :

1. Saisie des données d’un nouvel employé : l’information est d’abord saisie dans le module de recrutement (ATS), puis ressaisie dans le module de paie, et parfois encore dans le module de gestion des temps et absences.
2. Gestion des congés : les demandes de congés sont souvent saisies dans un module de gestion des congés, mais doivent être ressaisies dans le module de paie pour les ajustements salariaux, et encore dans le planning d’équipe pour ajuster les horaires.
3. Saisie des formations suivies : lorsqu’un employé suit une formation, les informations sont souvent saisies d’abord dans le module de formation, puis ressaisies dans le dossier personnel de l’employé et dans le module de gestion des compétences.
4. Traitement des notes de frais : les employés soumettent leurs notes de frais dans un outil de gestion des frais, puis ces mêmes données sont ressaisies manuellement dans le module de comptabilité ou de paie pour remboursement.
5. Gestion des heures supplémentaires : les heures supplémentaires sont d’abord saisies dans le module de gestion des temps, mais peuvent nécessiter une ressaisie dans le module de paie pour le calcul des primes ou ajustements.
6. Mise à jour des coordonnées personnelles : lorsqu’un employé change d’adresse ou de numéro de téléphone, il peut être obligé de le faire dans plusieurs systèmes (gestion des employés, assurance, paie), si les systèmes ne sont pas intégrés.
7. Suivi des accidents du travail : lorsqu’un accident est déclaré, les informations doivent être saisies dans le dossier médical, dans les rapports administratifs, et également dans le module de paie pour ajuster les indemnités.
8. Entrée des informations pour un contrat à durée déterminée : les informations du contrat sont d’abord saisies dans le module de gestion des contrats, puis ressaisies pour la paie et éventuellement dans un autre système de suivi de la fin de contrat.
9. Suivi des évaluations de performance : les informations recueillies lors des évaluations peuvent être saisies dans l’outil d’évaluation, puis ressaisies dans le système de gestion des talents pour le suivi des promotions ou augmentations.
10. Gestion des absences pour maladie : la saisie initiale des absences peut être faite dans un module de gestion des absences, mais elle est souvent ressaisie dans la paie pour ajuster les salaires ou dans les plannings pour recalculer les horaires de remplacement.

Ces doubles ou triples saisies surviennent généralement lorsque les différents modules ou systèmes d’un SIRH ne sont pas bien intégrés, ce qui entraîne des pertes de temps et un risque accru d’erreurs.

La mise en place d’un SIRH ne doit pas être perçue uniquement comme une évolution technologique, mais bien comme un levier stratégique pour l’entreprise. En listant les gains de productivité potentiels, qu’il s’agisse de la suppression des tâches à faible valeur ajoutée, de la réduction des erreurs, ou de l’optimisation des processus RH, il devient évident que l’adoption d’un SIRH moderne est non seulement bénéfique, mais nécessaire. Cette vision globale permet non seulement de rationaliser les coûts et d’améliorer l’efficacité opérationnelle, mais surtout de libérer du temps pour que la fonction RH puisse se concentrer sur des actions à forte valeur ajoutée, comme l’accompagnement des talents, l’innovation sociale, et le pilotage stratégique des ressources humaines. En investissant dans un SIRH, l’entreprise se donne les moyens de devenir plus agile, plus compétitive et plus centrée sur l’humain.