Glossaire – Portail RH
Le Portail RH regroupe l’ensemble des fonctionnalités numériques qui facilitent la gestion administrative, documentaire et relationnelle entre les collaborateurs, les managers et les services RH.
Ce glossaire a pour objectif de clarifier les notions clés utilisées dans la digitalisation du SIRH : accès, documents, droits, alertes, délégations, tableaux de bord… Il aide à mieux comprendre le vocabulaire des outils et pratiques de l’Expérience Salarié.
Les définitions ci-dessous s’intègrent dans le cadre du Dictionnaire du SIRH , dont ce glossaire constitue un complément thématique centré sur le Portail RH et ses usages collaboratifs.
Alerte sur données sensibles
Notification automatique envoyée lorsqu’un collaborateur modifie une donnée critique comme un RIB, une adresse ou une information personnelle sensible.
Exemple : lorsqu’un salarié change son compte bancaire, le service RH reçoit un email d’alerte.
Alerte sur document expirant
Notification émise avant la date d’échéance d’un document administratif ou contractuel afin de garantir sa mise à jour.
Exemple : une alerte prévient les RH qu’un permis de conduire arrive à expiration.
Alertes RQTH
Notifications automatiques informant les RH de la fin de validité ou du renouvellement d’un statut de travailleur handicapé.
Exemple : le système envoie un rappel un mois avant la date de renouvellement d’une RQTH.
Alertes visites médicales
Messages automatiques envoyés pour prévenir des échéances des visites médicales obligatoires.
Exemple : un manager reçoit une notification pour planifier la visite médicale annuelle de son équipe.
Archivage de compte utilisateur
Désactivation d’un compte collaborateur tout en conservant les données liées à des fins de consultation ou d’historique.
Exemple : lorsqu’un salarié quitte l’entreprise, son compte est archivé mais ses informations restent consultables.
Archivage des informations personnelles et contractuelles
Enregistrement automatique de l’historique des modifications apportées aux données administratives d’un salarié.
Exemple : après un changement de service, les anciennes affectations du salarié restent accessibles dans son historique.
Checklist RH
Liste de tâches structurée et automatisée utilisée pour suivre les étapes d’un processus RH, comme une intégration ou un départ.
Exemple : la checklist d’onboarding inclut la création du badge, l’ouverture des accès et la planification d’une formation.
Changement d’horaire en masse
Mise à jour simultanée des horaires de travail de plusieurs collaborateurs via une seule action.
Exemple : les RH modifient en une fois les horaires de tous les salariés passant à la semaine de 4 jours.
Circuit de délégation
Chaîne hiérarchique définissant les remplaçants successifs lorsqu’un responsable délègue ses droits de validation.
Exemple : en cas d’absence du manager, les validations sont transférées automatiquement à son adjoint.
Contrat à venir
Contrat de travail déjà enregistré dans le système, mais dont la date d’entrée en vigueur n’est pas encore atteinte.
Exemple : un contrat est saisi aujourd’hui pour un collaborateur qui rejoindra l’entreprise le mois prochain.
Corbeille documentaire
Espace temporaire où les fichiers supprimés sont conservés avant leur suppression définitive.
Exemple : un dossier RH supprimé par erreur peut être restauré depuis la corbeille pendant 30 jours.
Délégation de validation
Transfert temporaire ou permanent du pouvoir de valider des demandes RH à un autre utilisateur.
Exemple : un manager délègue la validation des congés à son adjoint pendant ses vacances.
Droits de visibilité des documents
Paramétrage permettant de définir quels utilisateurs peuvent consulter, modifier ou ajouter des fichiers RH.
Exemple : seuls les RH peuvent voir tous les contrats, tandis que les managers accèdent uniquement à ceux de leur équipe.
Duplication de fiche salarié
Création rapide d’un nouveau profil à partir d’un dossier salarié déjà existant.
Exemple : lorsqu’un collaborateur cumule deux postes, sa fiche est dupliquée pour gérer un second contrat.
Espace Documents
Module de gestion des fichiers RH centralisant les documents administratifs, contractuels ou légaux de l’entreprise.
Exemple : les bulletins de paie et contrats sont stockés dans l’Espace Documents, accessible aux salariés et aux RH.
Export RQTH vers la paie
Transmission automatique des données liées au statut de travailleur handicapé vers le système de paie.
Exemple : le statut RQTH d’un salarié est exporté pour être pris en compte dans les déclarations sociales.
Formule SIRH
Ensemble des modules RH activés dans un système, configurés selon les besoins de l’entreprise.
Exemple : une PME choisit une formule incluant les modules Paie, Congés et Formation.
Gestion des modules RH
Fonction permettant d’activer ou de désactiver certaines fonctionnalités du système RH selon les profils ou services.
Exemple : le module Notes de frais est activé uniquement pour les salariés en déplacement.
Gestion des données RQTH
Suivi des informations relatives à la reconnaissance de travailleur handicapé, incluant dates, pourcentage et aménagements associés.
Exemple : les RH enregistrent le statut RQTH d’un salarié et les aménagements nécessaires sur son poste.
Horaire de travail par défaut
Planning standard appliqué automatiquement à tout nouvel utilisateur avant personnalisation.
Exemple : chaque nouveau salarié est rattaché par défaut à un horaire de 35 heures hebdomadaires.
Identifiants d’accès
Login et mot de passe fournis à un collaborateur pour accéder à son espace RH.
Exemple : un nouveau salarié reçoit ses identifiants par email avant son premier jour.
Multi-contrats
Fonctionnalité permettant d’associer plusieurs contrats de travail à un même salarié tout en conservant un dossier unique.
Exemple : un salarié ayant un poste principal et une mission ponctuelle possède deux contrats dans le même dossier RH.
Nouvelle fiche collaborateur
Version modernisée du dossier salarié regroupant toutes les informations RH avec une gestion fine des droits d’accès.
Exemple : la fiche permet de visualiser les informations personnelles, les contrats, la rémunération et les documents associés.
Nouvel Espace Admin
Interface centralisée dédiée à la gestion des administrateurs, des rôles et des droits d’accès du système RH.
Exemple : un administrateur utilise cet espace pour attribuer de nouveaux droits à un manager.
Périmètres de visibilité
Paramètres définissant quelles données RH sont visibles ou modifiables selon le rôle de chaque utilisateur.
Exemple : un salarié peut modifier son numéro de téléphone, mais pas son salaire.
Responsable des Documents
Personne disposant d’un accès complet à l’ensemble des documents RH pour supervision et contrôle.
Exemple : le responsable des documents gère la conformité et l’organisation de tous les fichiers RH.
Suppression automatique RGPD
Effacement programmé des données RH afin de respecter les durées légales de conservation prévues par la réglementation.
Exemple : les dossiers d’anciens candidats sont supprimés automatiquement après 24 mois.
Tableau de bord RH
Outil de pilotage regroupant les indicateurs clés liés à la gestion des effectifs, des absences ou de la performance RH.
Exemple : un tableau de bord affiche le taux de turn-over et le nombre de jours d’absence par service.
Types de délégation
Modes de transfert des droits de validation pouvant être ponctuels, permanents ou déclenchés en cas d’absence.
Exemple : une délégation permanente permet à un assistant RH de valider les congés toute l’année.
Visite médicale
Examen réalisé par la médecine du travail pour vérifier l’aptitude d’un salarié à occuper son poste.
Exemple : un salarié nouvellement embauché passe une visite médicale d’embauche avant sa prise de poste.