Glossaire – Dématérialisation
📘 Glossaire – Dématérialisation & Coffre-fort numérique
La dématérialisation transforme en profondeur la gestion administrative et RH des entreprises. Elle ne se limite pas à la numérisation des documents, mais englobe l’ensemble des processus sécurisés de stockage, de transfert et de conservation des données. Ce glossaire rassemble les notions clés relatives au coffre-fort numérique, aux bulletins de paie électroniques, ainsi qu’aux normes et bonnes pratiques associées. Chaque terme a été formulé de manière claire et accessible afin d’accompagner les professionnels RH, les gestionnaires de paie et les responsables de la transformation digitale dans leur compréhension des enjeux réglementaires et opérationnels.
Outil de référence, ce glossaire s’inscrit dans la continuité du Dictionnaire du SIRH qui structure l’ensemble des concepts liés aux systèmes d’information RH, à la digitalisation des processus et à la culture data. Pour approfondir vos connaissances ou enrichir vos pratiques, consultez également le dictionnaire principal : il relie les définitions de ce glossaire à une vision plus large de la performance RH numérique.
Archivage à vie
Garantie que les documents numériques stockés dans un coffre-fort restent accessibles gratuitement, même après le départ du salarié.
Exemple : Un ancien collaborateur peut consulter à tout moment ses anciens bulletins de paie depuis son espace personnel sécurisé.
Archivage long terme
Durée légale de conservation des bulletins de paie numériques, généralement fixée à 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié.
Exemple : Les bulletins déposés dans le coffre-fort numérique restent disponibles pendant toute la durée légale de conservation.
Bulletin de paie clarifié
Version simplifiée du bulletin de salaire destinée à améliorer la compréhension des cotisations et contributions sociales.
Exemple : Le bulletin clarifié présente les charges sociales regroupées par grandes catégories pour plus de lisibilité.
Bulletin de salaire en ligne
Mode de distribution des bulletins de paie via un portail RH ou un coffre-fort numérique accessible à distance.
Exemple : Les salariés accèdent à leurs bulletins de salaire en ligne depuis leur espace personnel sécurisé.
Codes d’activation (CFN)
Identifiants transmis au salarié pour lui permettre d’activer son coffre-fort numérique personnel.
Exemple : Un nouvel employé reçoit un email contenant les codes d’activation pour accéder à son coffre-fort numérique.
Contexte COVID-19 (bulletin activité partielle)
Adaptation du bulletin de paie pendant la crise sanitaire, intégrant les dispositifs d’activité partielle.
Exemple : Le bulletin de paie comporte une ligne spécifique indiquant les heures indemnisées au titre de l’activité partielle.
Création automatique du coffre-fort numérique
Ouverture par défaut d’un espace personnel sécurisé pour chaque salarié lors de son intégration.
Exemple : Lorsqu’un nouveau salarié est enregistré dans le système, un coffre-fort numérique est automatiquement créé pour lui.
Décret n° 2018-418 & Code du Travail (L3243-2)
Textes légaux encadrant la dématérialisation des bulletins de paie et garantissant le droit d’opposition du salarié.
Exemple : Un salarié peut refuser la dématérialisation de son bulletin, conformément à l’article L3243-2 du Code du Travail.
Finalisation du coffre-fort numérique
Étape au cours de laquelle le salarié valide et active définitivement son espace sécurisé après réception de ses codes d’accès.
Exemple : Le salarié doit confirmer son inscription avant de pouvoir consulter ses bulletins numériques.
Import des bulletins de salaire
Procédure permettant de charger et de distribuer les fichiers de paie dans les coffres-forts numériques des salariés.
Exemple : Le gestionnaire RH importe chaque mois les bulletins pour les distribuer automatiquement aux collaborateurs.
ISO 27001
Norme internationale de gestion de la sécurité de l’information, garantissant la confidentialité et l’intégrité des données.
Exemple : Un prestataire certifié ISO 27001 assure la protection des documents sensibles contre tout accès non autorisé.
Mail d’activation
Message envoyé au salarié pour lui permettre d’activer son coffre-fort numérique.
Exemple : Le salarié reçoit un mail contenant un lien d’activation pour accéder à son espace sécurisé.
Mail de confirmation (transfert CFN)
Notification adressée à l’administrateur confirmant la réussite du transfert de bulletins vers les coffres-forts numériques.
Exemple : Après l’envoi des bulletins, un mail confirme que tous les fichiers ont été déposés avec succès.
NF Z42-020 / Z42-025 / Z42-013
Normes françaises définissant les exigences de sécurité, de traçabilité et d’intégrité pour les coffres-forts numériques.
Exemple : Un fournisseur certifié NF Z42-025 garantit la conformité légale de la conservation des bulletins de paie.
Notification automatique
Message généré par le système RH pour informer un utilisateur de la disponibilité d’un document numérique.
Exemple : Lorsqu’un nouveau bulletin est disponible, le salarié reçoit automatiquement une notification par email.
Préférences personnelles (sécurité & confidentialité)
Paramètres individuels permettant à chaque salarié de gérer ses choix de dématérialisation et de confidentialité.
Exemple : Un salarié peut modifier ses préférences pour recevoir à nouveau ses bulletins au format papier.
Prévisualisation (avant import)
Étape de contrôle qui permet de vérifier les données avant la validation définitive d’un import de bulletins.
Exemple : L’administrateur visualise les noms et numéros de sécurité sociale avant de confirmer l’import des fichiers.
Renonciation à la dématérialisation
Droit du salarié de refuser la version électronique de son bulletin de paie et d’obtenir une version papier.
Exemple : Un salarié choisit de continuer à recevoir ses bulletins imprimés, malgré la mise en place du format numérique.
Support technique RH
Service d’assistance dédié aux utilisateurs pour résoudre les incidents liés à la dématérialisation ou au coffre-fort numérique.
Exemple : En cas d’erreur d’accès au coffre-fort, l’utilisateur contacte le support technique pour réinitialiser son compte.
Tiers de confiance
Prestataire certifié garantissant la sécurité, l’hébergement et la conservation légale des documents numériques.
Exemple : L’entreprise confie l’archivage des bulletins à un tiers de confiance agréé par les autorités compétentes.
Transfert en masse (vers CFN)
Fonctionnalité permettant de transférer simultanément plusieurs bulletins de paie vers les coffres-forts numériques des salariés.
Exemple : Le gestionnaire RH lance un transfert en masse pour distribuer tous les bulletins du mois en une seule opération.