Glossaire – Congés & Absences

La gestion des congés et des absences constitue un pilier essentiel du pilotage RH. Maîtriser les termes, les règles et les processus associés permet de garantir une application juste des droits des salariés, une planification fluide des équipes et une conformité légale sans faille. Comprendre précisément le vocabulaire associé — qu’il s’agisse du calcul des droits, des transferts ou de la synchronisation des absences — aide chaque professionnel RH à mieux dialoguer avec les collaborateurs, les managers et les outils SIRH.

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Table des matières

Acquisition de congés à l’arrivée

Calcul des congés acquis lorsqu’un salarié rejoint l’entreprise en cours de mois.
Exemple : Embauché le 15 mai, un collaborateur acquiert la moitié du droit mensuel.

Acquisition de congés au départ

Calcul des droits à congés lorsqu’un salarié quitte l’entreprise avant la fin du mois.
Exemple : Une salariée quittant le 10 septembre acquiert 0,67 jour de congé.

Annulation d’absence prévisionnelle

Suppression d’une absence planifiée mais non encore validée par le management.
Exemple : Le salarié retire son absence prévue avant validation.

Arrondi des droits à congés

Simplification du calcul en arrondissant le nombre de jours de congés au jour ou à la demi-journée.
Exemple : 2,33 jours deviennent 2,5 jours après arrondi.

Arrêt de la synchronisation des congés

Désactivation du lien entre le SIRH et les agendas externes.
Exemple : Un collaborateur interrompt la synchronisation avant un changement de poste.

Création d’un compteur de congés

Mise en place d’un compteur dédié à un type spécifique de congé (RTT, ancienneté, etc.).
Exemple : Le service RH crée un compteur “congé ancienneté” pour les salariés de plus de cinq ans.

Congé collectif

Période de fermeture décidée par l’entreprise pendant laquelle tous les salariés sont en congé.
Exemple : L’entreprise ferme entre Noël et le Nouvel An ; les salariés sont placés en congé collectif.

Décompte des congés en temps partiel

Méthode de calcul des droits à congés selon la durée réelle du travail hebdomadaire.
Exemple : Un salarié à trois jours par semaine voit ses congés calculés au prorata.

Demande d’absence récurrente

Création automatique d’absences répétées selon une fréquence définie (hebdomadaire, mensuelle, etc.).
Exemple : Une salariée à 80 % crée une absence récurrente chaque mercredi, jour non travaillé.

Demande de transfert de droits à congés

Action d’un salarié souhaitant transférer une partie de ses droits vers un autre compteur.
Exemple : Un collaborateur demande le transfert de trois jours de congés vers son CET.

Écart de solde de congés

Différence constatée entre le solde du SIRH et celui de la paie.
Exemple : Un salarié affiche 22 jours dans la paie et 23 dans le SIRH : une vérification est effectuée.

Export des absences au format calendrier

Téléchargement des absences validées dans un format compatible avec les outils d’agenda (iCal, ICS, etc.).
Exemple : Le salarié exporte ses absences pour les intégrer à son calendrier numérique.

Export du planning des congés

Extraction des absences planifiées sous forme de tableau pour analyse ou diffusion.
Exemple : Le manager exporte le planning d’été de son équipe pour planifier la continuité de service.

Import ou export des soldes de congés

Opération de chargement ou d’extraction de données de congés pour synchronisation avec d’autres outils.
Exemple : Le service RH importe les soldes mis à jour depuis le logiciel de paie.

Mise à jour manuelle d’un compteur de congés

Correction ponctuelle d’un solde de congés en cas d’erreur ou d’ajustement.
Exemple : Le gestionnaire rectifie un solde après intégration d’un arrêt maladie.

Modification exceptionnelle du jour de repos

Ajustement ponctuel d’un jour de repos sans modifier le contrat de travail.
Exemple : Le RH déplace le jour de repos d’un salarié pour répondre à un besoin temporaire.

Outil de mise à jour automatique des compteurs

Fonction permettant de recalculer les droits à congés pour l’ensemble des salariés à une date donnée.
Exemple : En début d’exercice, les compteurs sont actualisés automatiquement.

Préparation du départ d’un salarié (congés)

Vérification et régularisation des soldes de congés avant la sortie d’un salarié.
Exemple : Le service RH solde les congés restants avant la clôture du contrat.

Prolongation de la période de pose des congés

Extension exceptionnelle du délai autorisé pour prendre les congés acquis.
Exemple : L’entreprise autorise la pose jusqu’à fin mars au lieu de fin janvier.

Publication du planning d’équipe dans un calendrier partagé

Mise à disposition des absences d’équipe dans un calendrier commun pour visibilité collective.
Exemple : Les congés du service apparaissent dans le calendrier partagé de l’entreprise.

Report des reliquats de congés

Transfert automatique ou manuel des jours non pris d’un exercice sur le suivant.
Exemple : Trois jours restants en décembre sont reportés sur le compteur de l’année suivante.

Restriction d’accès au planning des congés

Limitation de la visibilité du planning selon les départements, sites ou rôles utilisateurs.
Exemple : Un chef d’équipe ne voit que les absences de son périmètre hiérarchique.

Synchronisation des congés avec un agenda professionnel

Lien automatique entre les congés validés et le calendrier personnel ou collectif.
Exemple : Lorsqu’un congé est validé, il s’affiche dans le calendrier professionnel du salarié.

Transfert de droits à congés

Déplacement de jours d’un compteur vers un autre (par exemple vers un CET ou un congé spécifique).
Exemple : Le salarié transfère deux jours de RTT sur son Compte Épargne-Temps.

Type d’absence non disponible

Cas où une catégorie d’absence n’est pas accessible car non activée dans les règles RH ou le paramétrage du SIRH.
Exemple : Le congé de formation doit être ajouté avant qu’un salarié puisse le sélectionner.