Cas Technopose – cahier des charges fonctionnel sur le planning
Verbatim d’entretien (Interview croisé – Consultant SIRH / DRH)
Contexte
Vous êtes consultant SIRH. Votre mission : accompagner une entreprise qui ne dispose d’aucun outil de gestion des plannings et souhaite se doter d’une solution fiable et structurée.
Vous disposez uniquement du verbatim complet de l’entretien mené par un consultant externe, M. Fénard, avec le DRH de l’entreprise Technopose, entreprise industrielle de 180 salariés, organisée en trois équipes de production et plusieurs services supports.
Les étudiants doivent, à partir de ce verbatim, identifier tous les besoins exprimés — même ceux exprimés de manière implicite.
Entretien consultant / DRH
Consultant – M. Fénard
Bonjour M. Derval, merci de me recevoir. Pour commencer, j’aimerais comprendre comment vous gérez aujourd’hui la planification des équipes.
DRH – M. Derval
Eh bien… pour être très honnête, c’est un patchwork. Chaque manager fait « à sa sauce ».
Certains utilisent Excel, d’autres Word, et d’autres encore notent tout dans un carnet.
Nous n’avons aucune centralisation.Le planning que je reçois n’est jamais le même que celui qu’un salarié m’envoie.
Du coup, on ne sait plus quelle version est la bonne… et les collaborateurs se plaignent parce qu’ils découvrent leurs horaires en dernière minute.
Consultant
D’accord… et vous fonctionnez sur un unique site ?
DRH
Non, trois. Avec des organisations un peu différentes.
L’atelier principal tourne en 3×8, le second sur un cycle hebdomadaire fixe, et le troisième est beaucoup plus flexible.Et là encore, aucune harmonisation : chaque site a son fichier, sa couleur de cellule, son système de sauvegarde…
On n’a aucune vision consolidée.
Consultant
Comment gérez-vous les absences (RTT, congés, maladie, absences exceptionnelles) dans ces plannings ?
DRH
Oh… ça, c’est le pire.
Les managers notent ça chacun comme ils peuvent.Certains changent la couleur de la case, d’autres écrivent « ABS » dans un petit coin…
Résultat : on a des oublis, des absences mal saisies, des doublons, et quand arrive la paie, c’est la panique.On passe plus de trois jours à corriger ce qui aurait dû être bon dès le départ.
Consultant
Et pour les jours fériés ?
DRH
Rien n’est automatique.
On doit à chaque fois aller dans le fichier, vérifier les dates, modifier manuellement l’affichage.
Et selon les équipes, certains travaillent les jours fériés, d’autres non… Bref, c’est artisanal.
Consultant
Parlons maintenant des horaires types. Utilisez-vous des cycles récurrents ?
DRH
Oui, mais personne ne les saisit de la même manière.
L’équipe du matin commence toujours à la même heure, mais le manager retape tout à la main chaque semaine.
Idem pour l’équipe de l’après-midi…Si on pouvait enregistrer une fois pour toutes nos horaires types et les réappliquer facilement, ce serait un vrai gain de temps.
Consultant
Et concernant la publication du planning, comment cela se passe-t-il ?
DRH
C’est simple : ça ne se passe pas.
Les salariés demandent à droite à gauche, les managers envoient parfois des PDF par mail, mais rien n’est officiel.
Certains salariés nous disent qu’ils ne découvrent leurs horaires que la veille — voire le matin même.
Consultant
Est-ce qu’il vous arrive de dupliquer une semaine de planning pour gagner du temps ?
DRH
Tout le temps !
Mais comme personne n’a la même structure de fichier, il faut refaire la mise en page, réajuster les colonnes, revérifier les formules Excel…
On peut passer une demi-journée juste à préparer le modèle.
Consultant
Parlons maintenant des contraintes : durées maximales, repos obligatoires, temps de pause, etc. Comment gérez-vous ces règles ?
DRH
On les gère… à l’œil. Et c’est justement le problème.
Quand un manager fait une erreur, il ne s’en rend pas forcément compte.
Nous avons déjà eu des contrôles où il a fallu justifier certaines planifications.Il nous faudrait vraiment un système qui alerte automatiquement dès que les règles ne sont pas respectées.
Consultant
Et pour la paie, comment récupérez-vous les données issues des plannings ?
DRH
À la main…
Chaque manager m’envoie son fichier, je dois tout recompter moi-même : heures supplémentaires, absences, travail les jours fériés, etc.
On ne peut plus continuer comme ça. On a trop d’erreurs, trop de retards et trop d’incompréhensions.
Consultant
Si vous deviez décrire ce que vous attendez d’un futur outil, en quelques mots ?
DRH
Je dirais :
une vision unique du planning,
quelque chose de centralisé,
fiable,
simple à utiliser pour les managers,
accessible par les salariés,
et qui nous fasse gagner du temps au lieu de nous en faire perdre.
Et si ça pouvait aussi éviter les erreurs pour la paie…
Ce serait parfait.
Travail à réaliser
À partir du verbatim ci-dessus, listez tous les besoins fonctionnels exprimés par l’entreprise Technopose (même ceux implicites).
Vous devez produire un cahier des charges fonctionnel clair, structuré et précis.