Cas Novaénergie – Construire un plan d’onboarding

Mise en situation

Vous êtes assistante RH dans l’entreprise Novaénergie.
Suite au départ de l’ancienne responsable RH, la direction vous demande de mettre en place un plan structuré d’onboarding des nouveaux collaborateurs.

Jusqu’ici, rien n’existait en matière d’intégration.
En fouillant dans les dossiers, vous découvrez un bloc-notes laissé par l’ancienne RH. Elle y avait listé, en vrac, toutes les activités qu’elle jugeait utiles pour réussir un onboarding.

Votre mission :
👉 Reprendre cette liste brute et la réorganiser sous la forme d’une frise chronologique composée de 5 grandes étapes.

Rappel des étapes du processus d’onboarding

• Pré-boarding : période avant l’arrivée du collaborateur, entre la signature du contrat et son premier jour. L’objectif est de préparer son accueil (outils, documents, communication, matériel).

• Jour J (premier jour) : journée d’accueil et de découverte. L’objectif est de rassurer, créer un lien et donner les premières informations pratiques.

• Première semaine : premiers pas dans l’équipe et apprentissage des bases. L’objectif est de rendre le collaborateur fonctionnel et intégré dans son environnement.

• Premier mois : période de montée en compétences progressive. L’objectif est d’accompagner, former et évaluer les premiers résultats.

• Premier trimestre : consolidation de l’intégration. L’objectif est d’ancrer la culture, d’ajuster les objectifs et de mesurer la réussite de l’onboarding.

Liste brute des activités (non classées)

• Remettre un livret d’accueil ou un kit de bienvenue

• Créer le compte email et les accès informatiques

• Organiser un déjeuner informel avec l’équipe

• Présenter l’organigramme et les services clés

• Fixer les objectifs individuels pour les 3 premiers mois

• Envoi d’un mail de bienvenue au collaborateur

• Organiser une visite des locaux

• Préparer et remettre le matériel de travail (ordinateur, badge, téléphone)

• Intégrer le collaborateur dans les outils internes (intranet, Slack, Teams…)

• Organiser une formation sécurité / santé au travail

• Planifier un rendez-vous individuel avec le manager pour cadrer la mission

• Présenter la culture et les valeurs de l’entreprise

• Organiser une session de formation aux logiciels internes

• Envoi d’un questionnaire de feedback sur l’intégration

• Préparer et faire signer les documents administratifs et chartes internes

• Prévoir un entretien RH de suivi à 1 semaine

• Organiser un point de suivi avec le parrain / mentor attribué

• Prévoir une rencontre avec un membre de la direction

• Planifier une participation à un événement d’entreprise (afterwork, séminaire)

• Organiser un entretien de suivi avec RH et manager à 3 mois

• Mettre en avant le collaborateur dans la newsletter interne

• Prévoir un point de clôture à la fin de la période d’essai

• Inviter le collaborateur à rejoindre les groupes sociaux internes (sport, afterwork)

Travail attendu des stagiaires

1. Classer chacune de ces tâches dans la phase adéquate de la frise chronologique.

2. Justifier brièvement les choix (ex. : “la remise du matériel doit avoir lieu avant l’arrivée pour que le collaborateur soit opérationnel dès le premier jour”).

3. Présenter le résultat final sous la forme :

   • d’un tableau (colonnes = phases, lignes = activités), ou d’une frise visuelle.