Créer un chatbot RH sur l’onboarding (Projet NovaBot)

🎯 Objectif du cas

Concevoir, structurer et paramétrer un chatbot RH réaliste, capable de répondre de façon fiable, claire et cadrée aux questions d’un manager sur le processus d’onboarding au sein de l’entreprise Novea Industrie.

L’exercice s’inscrit dans une démarche d’expérimentation de l’IA générative en environnement RH : vous devez construire un chatbot non improvisé, c’est-à-dire entièrement guidé par un corpus et des consignes précises.

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🏢 Contexte

Novea Industrie, PME de 280 salariés, recrute massivement et souhaite fluidifier l’intégration de ses nouveaux collaborateurs.
Pour professionnaliser le processus, le service RH souhaite créer un chatbot interne, intégré à Microsoft Teams, baptisé NovaBot, afin d’aider les managers à appliquer les procédures d’onboarding.

Vous disposez d’un corpus complet de données RH (procédures, rôles, formulaires, checklists, documents, délais, etc.).
Le chatbot ne doit jamais inventer d’informations : il répond uniquement à partir de ces données.

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👥 Travail attendu

Travail en groupes de 2 ou 3 étudiants.
Durée : 2 heures.
Livrable à remettre en fin de séance (document ou formulaire numérique).

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📋 Consignes de réalisation

1️⃣ Nom du chatbot

• Choisissez un nom clair et cohérent avec la culture d’entreprise.
  Exemples : NovaBot, Onboardia, WelcomeRH, HRStart, IntégrIA, NeoRH…

2️⃣ Descriptif du chatbot

Rédigez un paragraphe de 5 à 8 lignes présentant :

• Le rôle du chatbot (à quoi sert-il) ;

• Le public cible (managers, RH, tuteurs…) ;

• Le type de questions auxquelles il peut répondre ;

• Sa valeur ajoutée dans le processus d’intégration.

👉 Ce descriptif correspondra à la “carte d’identité” du chatbot sur la page d’accueil.

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3️⃣ Consignes (prompt système du chatbot)

Rédigez les règles internes que le chatbot devra suivre.
Elles serviront à cadrer son comportement.
Votre consigne doit préciser :

• Son rôle : “Tu es un chatbot RH interne spécialisé dans l’onboarding des nouveaux collaborateurs de Novea Industrie.”

• Son périmètre d’action : “Tu réponds uniquement à partir du corpus RH fourni (procédure, documents, formulaires).”

• Son style : “Tu réponds de manière claire, structurée, sans reformulations inutiles, en donnant la source (ex. : voir procédure phase J-7).”

• Son comportement en cas de doute : “Si la question ne correspond pas au corpus, tu réponds : ‘Je n’ai pas cette information. Merci de contacter le service RH.’”

• Son format de réponse : “Toujours en points ou phrases brèves, avec un ton professionnel.”

(→ Ces éléments forment le prompt système que vous me transmettrez pour l’intégration du chatbot.)

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4️⃣ Amorces de conversation (5 à 6)

Proposez 5 à 6 amorces de conversation que le chatbot affichera sur sa page d’accueil, pour guider les utilisateurs.
Exemples :

• 🧾 « Quelles sont les étapes à suivre avant l’arrivée d’un nouveau collaborateur ? »

• 💻 « Quels formulaires dois-je remplir avant le jour J ? »

• 👋 « Comment organiser la première journée d’intégration ? »

• 🧠 « Quelles formations sont obligatoires pendant la première semaine ? »

• 📅 « Quand dois-je organiser les entretiens d’intégration ? »

Les amorces doivent refléter la variété des thèmes couverts dans le corpus (logistique, RH, formation, suivi, procédures).

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5️⃣ Exemples de dialogues (5 à 10 échanges)

Rédigez un jeu d’échanges réalistes entre un manager et votre chatbot.
Chaque interaction doit :

• Être fidèle au corpus RH (phase J-15 à M+3) ;

• Suivre le style de réponse défini dans le prompt ;

• Être claire et utile, sans texte inventé.

Exemple :

Manager : Que dois-je faire avant l’arrivée d’un nouveau collaborateur ?
Chatbot : Avant l’arrivée, vous devez :

• Remplir le formulaire A-01 (demande de moyens informatiques)

• Désigner un tuteur

• Préparer le planning de la première semaine

• Prévenir l’équipe de l’arrivée du nouveau
  (Voir procédure Onboarding – Phase J-7)

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6️⃣ Rendu attendu

Chaque groupe doit me transmettre :

1. Le nom du chatbot

2. Le descriptif (5-8 lignes)

3. Le prompt système complet

4. Les 5-6 amorces de conversation

5. Le jeu d’échanges (5-10)

6. (Facultatif) Un visuel d’interface ou logo s’ils le souhaitent

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🧾 Critères d’évaluation (sur 20 points)