par Stéphane 
Outil de collaboration par excellence des startups et des PME en pleine croissance, Slack propose une nouvelle facon de travailler en groupe et en temps réel. Slack – acronyme de Searchable Log of All Conversation and Knowledge – peut se traduire par » Accessibilité à toutes les conversations et connaissances « .
Cette solution qui fait partie des applications cloud à plus forte croissance en termes d’adoption revendique selon ses propres chiffres ( Avril 2017) plus de 5 millions d’utilisateurs actifs quotidiens.
Dossier No 1 Création de l’intranet RH avec Slack
Dossier No 2 : Connexion depuis son ordinateur à son intranet RH Slack
Dossier No 3 : Partage de contenus sur Slack
Dossier No 4 : Appels audio / Video et conférences
Dossier No 5 : Toutes les intégrations de Slack
Dossier No 1 Création de l’intranet RH avec Slack
Dès l’inscription, l’application demande au nouvel utilisateur de créer un groupe de travail auquel il attribue une URL en l’occurence https://intranetrh.slack.com. Il est ensuite demandé si on veut restreindre les adresses des futurs membres à un nom de domaine précis.
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Puis Slack propose d’envoyer des invitations via les adresses emails à l’ensemble des individus constituant son équipe de travail, son groupe d’interet ou sa classe. Puis il reste à configurer le nom du groupe de travail ainsi que son mot de passe. Des que cette dernière opération est réalisée, le groupe de travail est pleinement opérationnel.
Ce qui est interessant, c’est que l’outil reste gratuit dans sa phase de conception, il ne deviendra payant que si nous décidons de connecter des applications à notre activité. Aucune carte bancaire n’est exigée pour démarrer.
Ci dessous un diaporama de toutes les étapes de création de votre Slack
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Dossier No 2 : Connexion depuis son ordinateur à son intranet RH Slack
Votre espace de travail ou intranet a été créé. Dès que vous vous connectez, vous etes sur le bureau Slack. Pour l’instant, l’équivalent de votre timeline est vide. C’est à cet endroit que s’afficheront l’ensemble des messages et contenus que vous partagerez avec votre communauté. Ce n’est pas d’ailleurs sans vous rappeler la TL de Twitter ou Facebook. Pour revenir à la présentation, nous avons dans la partie gauche plusieurs éléments …
- Les « Channels »
Le Channel est la pierre angulaire de Slack dans son mode de fonctionnement collaboratif. L’élement clé est le « Channel » que chaque utilisateur peut créer et auxquels les autres membres peuvent s’abonner.
Slack propose la création par défaut de deux » Channels » : d’abord #general pour diffuser des informations globales, générales et visibles par tous les membres d’un groupe, et #random pour partager des informations de type informel et sans aucune relation avec le travail du groupe.
Pour mettre en place un Channel, rien de plus simple. On saisit un mot clé, on rédige un court descriptif relatif à l’objectif de la chaine, on valide et ainsi votre Channel est prête à accueillir des contenus. N’oubliez pas de consulter de manière régulière le Guide d’utilisation de Slack. Slack par exemple ne supporte ni les accents, ni un certain nombre de caractères spéciaux dans les noms et descriptifs.
- Les messages directs
Les messages directs sont comme leur nom l’indique les messages que vous envoyez de manière privative aux autres membres de votre intranet.
- Les groupes privés auxquels vous appartenez
Il est possible de créer des groupes d’utilisateurs, ce qui est interessant notamment pour les entreprises de taille importante ou aussi de convertir un Channel en groupe privé. Un groupe privé est réservé à certains utilisateurs seulement. Les discussions ne peuvent donc pas être consultées par les autres membres.
Dossier No 3 : Partage de contenus sur Slack
A partir du moment ou vous avez crée votre Channel, vous pouvez discuter librement avec tous les utilisateurs qui sont inscrits et suivent ce channel. Cela n’est pas sans vous rappeler twitter. Vous pouvez aussi partager des fichiers et documents de toute nature sur le channel qu’il s’agisse d’images, de fichiers bureautiques ou même de fichiers audio (.mp3, .mp4, .wav) voir vidéo (.mov).
Chaque fichier peut être téléchargé par les utilisateurs du groupe ou du channel sans toutefois que l’on puisse faire une visualisation directement dans l’interface d’un fichier ou même de faire de la coédition en ligne sur un document.
On peut également publier du contenu sur Slack à la façon d’un Blog. Ce contenu ou post sera lisible par tous les utilisateurs. La encore l’éditeur est quelque peu rudimentaire et empeche aussi de travailler à plusieurs sur un document comme sur un pad.
N’oublions pas que Slack au départ a été créé pour faciliter le travail des développeurs afin qu’ils puissent échanger des bouts de codes sources en ligne. Par exemple , pour discuter d’un bug ou corriger une fonction. Les Snippets les intéresseront donc plus particulièrement et ceux ci viendront d’insérer dans le fil de discussion avec sa coloration syntaxique.
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Dossier No 4 : Appels audio / Video et conférences
Slack rend disponible la possibilité de lancer des appels vocaux et vidéo. Cette fonctionnalité disponible dans les versions mobile de la solution (iOS et Android) vous évite de rechercher dans les répertoires les numéros à composer.
Pour les appels vidéo ou audio entre deux utilisateurs, ils sont disponibles seulement dans la version gratuite. Ce qui n’est pas le cas des conférences téléphoniques qui supposent de basculer sur un abonnement payant.
Dans la partie consacrée aux intégrations, nous verrons que Slack peut aussi activer des applications tierces comme comme Skype ou Google Google+ Hangouts.
Dossier No 5 : Toutes les intégrations de Slack
Slack propose beaucoup d’intégrations avec des services cloud complémentaires. Tout compte Slack de chaque utilisateur est parfois intégré à un compte Google Drive s’il existe. On peut voir que le nombre d’applications s’intégrant à Slack n’a cessé de s’agrandir depuis la création de cette solution.
Parmi les plus connus, nous retrouvons des connecteurs vers Salesforce, Dropbox, MailChimp, IFTTT ou Twitter. La majorité s’adresse aux développeurs dont Slack était destiné au départ. Slack propose aussi un annuaire d’entreprise qui permettra de paramétrer les droits d’accès des salariés à sa plateforme et à toutes les applications tierces.
Sources pour réaliser ce dossier
Slack : comment l’utiliser pour gagner en efficacité ?
http://www.journaldunet.com/solutions/dsi/1149771-tutoriel-slack/
Pour approfondir … 5 Idées reçues sur l’Intranet RH
Intranet RH – En 2018, toutes les entreprises se doivent de disposer d’un intranet RH pour gérer les tâches administratives de façon fluide. Pourtant, beaucoup d’idées reçues perdurent. Il est grand temps d’y voir plus clair dans le maquis du SIRH.
Idée reçue n°1 : Mettre en place un intranet, c’est compliqué
FAUX, la mise en place d’une solution d’intranet comme Mon Intranet ne nécessite absolument aucune compétence en informatique. En effet, grâce au mode SaaS (Software as a Service), l’entreprise s’abonne à un service RH en ligne dont tous les aspects techniques (hébergement, installation, mise à jour et maintenance) sont pris en charge par l’éditeur. Ainsi, l’entreprise n’a pas à se soucier de la complexité informatique liée au déploiement d’une application.
Idée reçue n°2 : Mettre en place un intranet, cela prend beaucoup de temps
FAUX, l’installation ne demande qu’une heure. Le temps nécessaire au paramétrage varie en fonction
de l’entreprise mais il excède rarement 2 jours. Ainsi, n’importe quelle organisation peut disposer
d’un nouvel intranet en quelques jours. Cet intranet RH permet de gérer les congés, les notes de
frais, l’annuaire d’entreprise et la communication interne.
Aucune entreprise ne peut se permettre dans la période actuelle de dédier plusieurs personnes à un
projet de mise en place d’intranet pendant des semaines. C’est pourquoi le processus a été optimisé
afin de faciliter la reprise de l’existant et le paramétrage permettant ainsi un passage en production
en quelques jours.
Idée reçue n°3 : Mettre en place un intranet, c’est un coût supplémentaire
FAUX, le coût engendré par l’intranet est très largement amorti par l’économie qu’il permet de
réaliser. Le temps consacré par les employés aux tâches administratives est considérablement réduit,
leur permettant ainsi de se focaliser sur leur travail productif, créateur de valeur ajoutée pour
l’entreprise. En outre, l’intranet permet de réduire les risques d’erreurs liés aux formulaires papiers
perdus, oubliés ou mal triés.
Ce n’est pas pour rien si aucune entreprise ne fait le chemin inverse, à savoir repasser aux
formulaires papiers pour gérer les tâches administratives. Une fois l’intranet en place, il devient
incontournable dans le mode de fonctionnement de l’entreprise au quotidien.
Idée reçue n°4 : Mettre en place un intranet implique de former tous les employés
FAUX, l’ergonomie a été pensée dès l’origine pour que la prise en main soit facile et rapide pour tout
le monde. Ainsi, chez Mon Intranet, seuls 10% des clients ont recours à une formation sur l’outil ce
qui veut dire que 90% des clients arrivent à prendre en main cet outil informatique sans aucune
formation.
Idée reçue n°5 : La mise en place d l’intranet est réservée aux grandes entreprises
FAUX, en 2018, toutes les entreprises peuvent bénéficier de l’intranet. Avec le mode SaaS, il n’y a
plus d’investissement en licence et en matériel à effectuer. L’entreprise paye chaque année un
abonnement dont elle connaît le prix à l’avance et qui couvre l’ensemble de la prestation
(hébergement, licence d’utilisation et assistance technique)
C’est pourquoi, de plus en plus de PME franchissent le pas et bénéficient de la dématérialisation des
processus RH. Chez Mon Intranet, la majorité des clients sont d’ailleurs des entreprises de 20 à 500
employés.