Lister l’ensemble des taches à réaliser pour un projet SIRH
Nous allons vous donner une liste complète et détaillée des tâches pour un projet SIRH, couvrant chaque étape du processus. Cet aperçu global pourra être adapté à la taille de l’entreprise et aux spécificités du projet.
Etapes du projet de A a Z
Phase 1 : Préparation du projet
1. Définir les objectifs du projet SIRH (quels processus automatiser, quels résultats attendre).
2. Créer une équipe projet (impliquer RH, IT, direction).
3. Identifier les parties prenantes et leurs besoins spécifiques.
4. Réaliser un audit des processus RH actuels.
5. Cartographier les processus RH à automatiser ou améliorer.
Phase 2 : Préparation et analyse des besoins
1. Rédiger le cahier des charges fonctionnel.
2. Estimer le budget et les ressources nécessaires.
3. Définir les KPIs pour mesurer le succès du projet.
4. Identifier les contraintes légales (RGPD, conformité, sécurité des données).
5. Valider le cahier des charges avec la direction.
Phase 3 : Recherche et sélection de la solution
1. Identifier et contacter les éditeurs de solutions SIRH.
2. Organiser des démonstrations des solutions avec les prestataires.
3. Comparer les solutions selon les critères définis (fonctionnalités, coûts, support).
4. Réaliser des POC (Proof of Concept) avec les prestataires sélectionnés.
5. Évaluer les aspects techniques (compatibilité avec les systèmes existants, sécurité).
6. Négocier les conditions financières et contractuelles avec les prestataires.
7. Sélectionner la solution et rédiger le contrat.
8. Obtenir la validation finale de la direction pour l’achat.
Phase 4 : Planification et préparation au déploiement
1. Élaborer un planning détaillé du projet (milestones, livrables).
2. Définir un plan de gestion des risques.
3. Mettre en place un plan de communication interne autour du projet.
4. Planifier les ressources nécessaires (humaines et techniques).
5. Former les équipes projet sur la solution sélectionnée.
6. Préparer les données à migrer (nettoyage, vérification).
7. Créer des templates de reporting et définir les workflows dans le SIRH.
Phase 5 : Déploiement de la solution
1. Configurer la solution selon les spécificités de l’entreprise.
2. Migrer les données des systèmes existants vers le nouveau SIRH.
3. Réaliser des tests utilisateurs pour valider la configuration.
4. Ajuster les configurations selon les retours des tests.
5. Valider la conformité avec les exigences légales (sécurité, RGPD).
6. Organiser un pilote avec un groupe restreint d’utilisateurs.
7. Valider le déploiement à grande échelle suite au pilote.
8. Mettre la solution en production pour tous les utilisateurs.
Phase 6 : Accompagnement au changement
1. Former les utilisateurs finaux sur le nouvel outil.
2. Créer un support technique dédié pour les questions et incidents.
3. Organiser des ateliers de prise en main pour les utilisateurs clés.
4. Mettre en place un système de feedback continu pour améliorer l’expérience utilisateur.
5. Communiquer régulièrement sur l’avancée du projet et les gains observés.
6. Suivre l’adoption de la solution à travers les KPIs définis.
7. Ajuster les processus et la solution selon les retours des utilisateurs.
8. Mettre à jour les procédures internes en fonction du nouveau SIRH.
Phase 7 : Suivi et optimisation
1. Réaliser un bilan de la phase de déploiement (points forts, axes d’amélioration).
2. Suivre les KPIs sur l’adoption du SIRH et les gains opérationnels.
3. Identifier des fonctionnalités supplémentaires à intégrer dans le futur.
4. Prévoir des mises à jour régulières du SIRH et des formations continues.
5. Planifier un audit périodique de la solution pour assurer la conformité et l’efficacité.
6. Finaliser le projet avec une documentation complète et un guide utilisateur.
Positionner toutes les taches du projet SIRH dans une matrice RACI
Une matrice RACI permet de clarifier les responsabilités, en attribuant à chaque tâche une personne Responsable (qui exécute), une personne Accountable (qui valide), des personnes Consultées (qui donnent des avis), et des personnes Informées (qui sont tenues au courant). Cela permet de rendre les rôles clairs et d’éviter des malentendus tout au long du projet.
Ci dessous, un exemple de structure pour une matrice RACI, en attribuant les rôles principaux pour chaque tâche du projet SIRH.
Dans cette matrice :
- R (Responsable) est la personne qui exécute réellement la tâche.
- A (Accountable) est celle qui valide le travail ou prend la décision finale.
- C (Consulté) inclut les personnes dont l’avis est sollicité avant l’exécution.
- I (Informé) représente ceux qui doivent être tenus au courant des progrès.