Définir le budget pour le projet SIRH

Si des le début, vous avez une idée du budget ( maximum) à investir dans la meilleur des solutions RH, c’est lors de la réalisation du cahier des charges ( définition des besoins) que ce chiffrage prendra toute sa dimension. Quelles sont les grandes principes de cette évaluation budgétaire pour évaluer correctement le cout d’un projet SIRH ? Telle est la question que se propose d’évoquer puis décrypter cet article. 

Quels sont les facteurs clés pour une évaluation précise d’un projet SIRH ? 

Voici les grandes lignes à considérer :

1. Analyse des besoins : Cela inclut la réalisation d’une analyse approfondie des besoins spécifiques de l’entreprise en matière de gestion des ressources humaines. Cela peut inclure la paie, la gestion des talents, la gestion des absences, etc. Plus les besoins sont complexes, plus le coût sera élevé.
2. Choix de la solution : Le coût du logiciel lui-même varie selon les solutions. Certains SIRH sont basés sur des abonnements mensuels par utilisateur (SaaS), tandis que d’autres impliquent des licences perpétuelles. Il faut aussi considérer les coûts liés aux modules supplémentaires (gestion des talents, intégration de la paie, etc.).
3. Infrastructure technique : Selon que le SIRH est hébergé dans le cloud ou sur des serveurs internes, les coûts d’infrastructure technique peuvent varier. Les SIRH dans le cloud sont souvent plus économiques en termes d’infrastructure, mais il faut prévoir des frais d’abonnement et de stockage des données.
4. Intégration avec les systèmes existants : L’intégration du SIRH avec d’autres systèmes d’information en place (ERP, logiciels comptables, etc.) peut nécessiter des développements spécifiques, entraînant des coûts supplémentaires.
5. Personnalisation et développement sur mesure : Si le SIRH nécessite des personnalisations spécifiques à l’entreprise, cela peut impacter fortement le budget, surtout si cela implique des développements supplémentaires.
6. Formation des utilisateurs : Prévoir un budget pour la formation des équipes RH et des utilisateurs finaux est crucial. Cela peut inclure des sessions de formation, des documents, ou l’accompagnement post-déploiement.
7. Accompagnement au changement : Un budget doit également être alloué pour la gestion du changement et l’accompagnement des collaborateurs lors de la mise en place du SIRH. Cela inclut des actions de communication, des ateliers, et le suivi de l’adoption.
8. Maintenance et support : Il faut aussi penser aux coûts récurrents liés à la maintenance du système, que ce soit via un contrat de support avec l’éditeur du logiciel ou en interne.
9. Mises à jour et évolutions : Les SIRH évoluent rapidement, et il peut être nécessaire de prévoir un budget pour les mises à jour ou l’ajout de nouvelles fonctionnalités à moyen terme.

Ces éléments permettront de construire une estimation réaliste du budget. Il est aussi important d’inclure une marge pour les imprévus. 

Des étapes critiques : paramétrage, configuration et conception fonctionnelle

En effet, le paramétrage, la configuration et la conception fonctionnelle sont des étapes critiques qui peuvent représenter une part importante du budget global du projet SIRH. Voici comment ces éléments peuvent impacter les coûts :

1. Paramétrage et configuration : Ces deux aspects consistent à adapter le SIRH aux spécificités de l’entreprise (types de contrats, gestion des horaires, règles de paie, etc.). Le temps nécessaire pour configurer le système dépend du degré de complexité des processus internes. Chaque option à paramétrer ou ajuster doit être anticipée dans le budget. Les intégrateurs ou consultants spécialisés dans le SIRH facturent souvent à l’heure ou au jour pour ce type de prestation.
2. Conception fonctionnelle : C’est une étape préalable à la configuration, où l’on définit précisément les besoins de l’entreprise à partir du cahier des charges. Elle nécessite souvent l’intervention de consultants RH spécialisés, qui travaillent main dans la main avec les équipes RH et IT pour traduire les besoins en spécifications techniques. Plus le projet est complexe, plus le temps consacré à cette étape sera élevé.
3. Spécifications détaillées : Le cahier des charges doit détailler toutes les fonctionnalités attendues du système (gestion des talents, paie, formation, etc.). Plus les spécifications sont nombreuses et précises, plus les coûts de développement ou d’ajustement peuvent grimper, surtout si certaines fonctionnalités doivent être développées sur mesure. Les revues régulières des spécifications et les ajustements pendant le projet doivent être pris en compte dans le budget.

Il est donc crucial d’allouer une part significative du budget à ces étapes. Selon la taille du projet, cette phase peut représenter jusqu’à 20 à 30 % du budget total, surtout si des ajustements spécifiques sont nécessaires pour s’adapter aux processus de l’entreprise.

L’évaluation budgétaire du futur SRH à intégrer dans le cahier des charges

Le cahier des charges est un outil essentiel pour fixer les attentes, les fonctionnalités nécessaires, et les contraintes du projet SIRH. Voici comment il contribue à l’estimation budgétaire : 

1. Clarification des besoins : Le cahier des charges permet de formaliser l’ensemble des besoins fonctionnels et techniques, ce qui est la base pour estimer le coût global du projet. Chaque fonctionnalité requise (paie, gestion des talents, gestion des absences, etc.) aura un impact direct sur le budget.
2. Évaluation des ressources : Il permet aussi d’identifier les ressources nécessaires pour mener à bien le projet. Cela inclut les équipes internes, les consultants externes, et les fournisseurs de solutions. La répartition des tâches (analyse, développement, formation, maintenance) se traduit en coûts en fonction des ressources humaines et matérielles nécessaires.
3. Définition des spécifications techniques : Si des spécifications techniques particulières sont demandées (intégration avec d’autres systèmes, personnalisation), celles-ci doivent être détaillées dans le cahier des charges. Cela permettra d’obtenir des devis plus précis des éditeurs ou intégrateurs de SIRH, facilitant l’évaluation du budget.
4. Chiffrage des options : Un autre rôle important du cahier des charges est de prioriser les options. Certaines fonctionnalités peuvent être indispensables, d’autres facultatives ou à déployer plus tard. Cette priorisation te permettra d’ajuster le budget en fonction des options retenues dès le début ou reportées à des phases ultérieures.
5. Comparaison des solutions : Avec un cahier des charges bien défini, il devient plus facile de comparer les différentes solutions disponibles sur le marché. En fonction des offres (SaaS, on-premise, etc.) et des devis obtenus, tu pourras affiner l’estimation budgétaire, tout en tenant compte des coûts cachés (frais de maintenance, mises à jour, support, etc.).

En résumé, le cahier des charges te permet de mieux structurer et affiner l’estimation du budget en amont du projet, tout en tenant compte des besoins spécifiques de l’entreprise et des contraintes techniques. Il est crucial de ne pas sous-estimer cette phase, car elle guide toute l’évaluation financière du SIRH.