La mise en place d’un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) est une démarche stratégique qui peut transformer la gestion des talents et améliorer l’efficacité des processus RH. Pour réussir cette transition, il est crucial de suivre un parcours méthodique et structuré. Cet article détaille les différentes étapes clés de cette mise en œuvre : de la phase de préparation du projet à la définition du périmètre, en passant par le choix de la solution, le paramétrage et les tests, jusqu’au déploiement et à l’accompagnement du changement. Découvrez comment chaque étape contribue à une intégration réussie du SIRH, optimisant ainsi les performances de votre organisation.

Voici les principales étapes de la mise en place d’un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) :

1. Préparation du projet

La phase de préparation du projet SIRH est une étape fondamentale qui jette les bases de tout le processus de mise en œuvre. Elle débute par une définition claire des objectifs et des enjeux du projet, suivie d’un audit approfondi de l’existant pour comprendre les processus RH actuels et identifier les axes d’amélioration. Une équipe projet pluridisciplinaire est constituée, regroupant des experts RH, IT et des représentants des utilisateurs finaux.

Cette équipe procède ensuite à une analyse détaillée des besoins, qui se traduit par l’élaboration d’un cahier des charges précis. Parallèlement, une estimation rigoureuse du budget et des ressources nécessaires est réalisée, accompagnée d’une planification minutieuse du projet, incluant un calendrier réaliste et l’identification des risques potentiels. Enfin, une communication initiale est lancée auprès de l’ensemble des collaborateurs pour les informer du projet, de ses objectifs et des bénéfices attendus, posant ainsi les jalons d’une adoption réussie du futur SIRH.

– Définir les objectifs et enjeux du projet SIRH
– Réaliser un audit de l’existant (processus RH, outils, pratiques)
– Identifier les taches à faible ajoutée dans votre SIRH actuel
– Créer une équipe projet dédiée
– Et si j’utilisais la Matrice RACI en matière de projet SIRH
– Pourquoi est-ce utile de réaliser un SWOT pour votre futur SIRH ?

2. Définition du périmètre fonctionnel

La phase de définition du périmètre est une étape cruciale dans la mise en place d’un SIRH, car elle détermine l’envergure et les limites du projet. Cette phase commence par une identification précise des besoins fonctionnels et techniques de l’entreprise, en s’appuyant sur les résultats de l’audit initial et les retours des différents départements.

L’équipe projet établit ensuite une liste exhaustive des fonctionnalités requises, qui peuvent inclure la gestion des congés, le suivi des temps et activités, le recrutement, la formation, l’évaluation des performances, ou encore la gestion de la paie.

Chaque fonctionnalité est évaluée en termes de priorité et de valeur ajoutée pour l’organisation. Cette analyse approfondie aboutit à la rédaction d’un cahier des charges détaillé, document clé qui servira de référence tout au long du projet. Ce cahier des charges précise non seulement les fonctionnalités attendues, mais aussi les contraintes techniques, les exigences en matière de sécurité et de conformité réglementaire, ainsi que les interfaces nécessaires avec les systèmes existants. La définition claire du périmètre permet ainsi de cadrer le projet, d’optimiser les ressources et de faciliter la sélection ultérieure de la solution SIRH la plus adaptée aux besoins spécifiques de l’entreprise.

– Identifier les besoins fonctionnels et techniques
– Définir les fonctionnalités requises du futur SIRH (gestion des congés, notes de frais, recrutement, etc.)
– Rédiger un cahier des charges détaillé
– Définir le budget pour votre projet SIRH

3. Choix de la solution 

La phase de choix de la solution est une étape déterminante dans la mise en place d’un SIRH, car elle conditionne largement le succès du projet. Cette phase débute par l’établissement d’une grille d’évaluation détaillée, basée sur les critères définis dans le cahier des charges.

L’équipe projet procède ensuite à une analyse approfondie du marché, identifiant les fournisseurs potentiels et leurs solutions. Une présélection est effectuée, suivie de démonstrations et de tests approfondis des solutions retenues. L’évaluation porte non seulement sur les fonctionnalités techniques, mais aussi sur la facilité d’utilisation, la flexibilité, l’évolutivité, et la capacité d’intégration avec les systèmes existants.

Les aspects financiers, incluant le coût total de possession sur plusieurs années, sont minutieusement examinés. L’équipe évalue également la solidité financière et la réputation des fournisseurs, ainsi que la qualité de leur support technique. Des visites de référence chez d’autres entreprises utilisant les solutions envisagées peuvent être organisées pour obtenir des retours d’expérience concrets. Après une analyse comparative rigoureuse, l’équipe projet présente ses recommandations à la direction, en mettant en avant les avantages et les inconvénients de chaque option. La décision finale est prise en tenant compte de l’alignement stratégique, du rapport qualité-prix, et de la capacité de la solution à répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise à long terme.

– Établir une grille de notation des besoins                                                                                                                                                                               – Établir une grille fonctionnelle pour définir les besoins de façon précise

– Établir une grille de solutions pour comparer les solutions entre elles
– Comparer les différentes solutions du marché
– Sélectionner l’outil SIRH le plus adapté

5.1 Paramétrage et tests

La phase de paramétrage et tests est une étape cruciale qui vise à adapter le SIRH choisi aux besoins spécifiques de l’entreprise et à s’assurer de son bon fonctionnement avant le déploiement général. Cette phase débute par un paramétrage minutieux du système, où chaque module est configuré selon les processus RH définis et les exigences particulières de l’organisation. Cela peut inclure la personnalisation des workflows, l’ajustement des champs de données, la création de rapports sur mesure et l’intégration avec d’autres systèmes existants. Une fois le paramétrage initial effectué, une série de tests approfondis est lancée.

Ces tests couvrent tous les aspects du système, des fonctionnalités de base aux scénarios complexes, en passant par les tests de charge pour évaluer les performances. Des groupes pilotes, composés d’utilisateurs représentatifs de différents services, sont souvent impliqués pour tester le système dans des conditions réelles d’utilisation. Leurs retours sont précieux pour identifier les bugs, les incohérences ou les difficultés d’utilisation.

Cette phase implique généralement plusieurs cycles de tests et d’ajustements, avec une collaboration étroite entre l’équipe projet, les utilisateurs pilotes et les fournisseurs du SIRH. L’objectif est d’affiner le système jusqu’à ce qu’il réponde parfaitement aux besoins de l’entreprise et offre une expérience utilisateur optimale. Une attention particulière est portée à la sécurité des données et à la conformité réglementaire. Cette phase se conclut par une validation formelle du système, confirmant qu’il est prêt pour le déploiement à grande échelle.

– Paramétrer le SIRH selon les besoins spécifiques de l’entreprise
– Effectuer des tests approfondis, éventuellement avec des groupes pilotes
– Ajuster l’outil en fonction des retours

Etapes de la mise en place d’un SIRH : la phase Paramétrage et tests

5.2 Déploiement

La phase de déploiement est l’étape cruciale où le SIRH passe de la théorie à la pratique au sein de l’organisation. Cette phase commence généralement par l’élaboration d’un plan de déploiement détaillé, qui peut prévoir une mise en œuvre progressive, par modules ou par départements, pour minimiser les perturbations opérationnelles.

Une attention particulière est portée à la migration des données existantes vers le nouveau système, un processus délicat qui nécessite une planification minutieuse pour assurer l’intégrité et la cohérence des informations.

Parallèlement, un programme de formation intensif est mis en place pour tous les utilisateurs, adapté à leurs rôles et responsabilités spécifiques. Ces formations peuvent inclure des sessions en présentiel, des webinaires, des tutoriels vidéo et des guides d’utilisation détaillés. Le déploiement effectif est souvent précédé d’une phase pilote dans un service ou une entité spécifique, permettant de détecter et de résoudre les derniers problèmes avant le lancement général. Lors du déploiement à grande échelle, une équipe de support dédiée est mise en place pour répondre rapidement aux questions et résoudre les problèmes éventuels.

Des points de contrôle réguliers sont établis pour évaluer l’avancement du déploiement et apporter les ajustements nécessaires. Cette phase se conclut généralement par une période de stabilisation, durant laquelle l’accent est mis sur l’optimisation des processus et l’adoption complète du système par tous les utilisateurs. Le succès de cette phase est crucial pour garantir une transition en douceur vers le nouveau SIRH et maximiser son adoption au sein de l’organisation.

– Planifier le déploiement par étapes
– Migrer les données existantes vers le nouveau système
– Former les utilisateurs à l’utilisation du SIRH                                                                                                                                                                       – RDD ou reprise de données 

6. Accompagnement du changement

La phase d’accompagnement du changement est cruciale pour assurer le succès à long terme de l’implémentation du SIRH. Elle débute dès les premières étapes du projet et se poursuit bien après le déploiement technique. Cette phase implique une communication régulière et transparente avec l’ensemble des collaborateurs, expliquant les raisons du changement, ses bénéfices attendus et son impact sur les processus de travail. Une stratégie d’accompagnement personnalisée est élaborée, tenant compte des différents profils d’utilisateurs et de leurs appréhensions potentielles.

Des actions concrètes sont mises en place, telles que des sessions de formation adaptées, des ateliers pratiques, la création de guides d’utilisation et la mise à disposition d’un support dédié. L’implication de « champions du changement » issus de différents services aide à promouvoir l’adoption du système auprès de leurs pairs. Un suivi régulier de l’adoption est effectué, permettant d’identifier rapidement les résistances ou difficultés et d’y apporter des solutions.

L’accent est mis sur la collecte et la prise en compte des retours des utilisateurs pour améliorer continuellement le système et son utilisation. Cette approche proactive et inclusive vise à transformer les utilisateurs en véritables acteurs du changement, favorisant ainsi une adoption durable et une optimisation continue du SIRH au sein de l’organisation.

– Communiquer régulièrement sur le projet auprès des collaborateurs
– Mettre en place un support applicatif pour les utilisateurs
– Suivre l’adoption et ajuster si nécessaire

La réussite du projet SIRH repose sur une préparation minutieuse, une définition claire des besoins, un choix judicieux de la solution, ainsi qu’un accompagnement soutenu des utilisateurs tout au long du processus de mise en place.

Sources

[1] https://www.appvizer.fr/magazine/ressources-humaines/systeme-dinformation-rh-sirh/mise-en-place-d-un-sirh
[2] https://www.lucca.fr/sirh/projet/
[3] https://www.svp.com/actualite/les-etapes-de-mise-en-oeuvre-d-un-projet-sirh-20220327
[4] https://lemonlearning.com/fr/blog/mise-en-place-sirh
[5] https://www.apogea.fr/projet-sirh-quelles-sont-les-etapes-a-suivre-pour-le-reussir/
[6] https://adequasys.com/fr/accompagnement-au-changement-du-sirh/
[7] https://laboiteaoutilsdesrh.fr/strategie-changement-sirh-2024/
[8] https://www.appvizer.fr/magazine/ressources-humaines/systeme-dinformation-rh-sirh/conduite-du-changement-sirh
[9] https://www.convictionsrh.com/fr/offers/sirh-digital/accompagnement-au-changement-du-deploiement-des-solutions-digitales/
[10] https://www.apogea.fr/projet-sirh-quelles-sont-les-etapes-a-suivre-pour-le-reussir/