Correction

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1. Conformité & RGPD

1.1. Risques identifiés

• Pièce d’identité périmée → document non valide.

• Métadonnées incohérentes (ancienne adresse).

• Documents manquants (RIB, attestation).

• Matricule non renseigné.

• CV proches des 24 mois → risque de conservation trop longue.

• Pièces d’identité conservées dans un tiroir → violation grave du RGPD.

1.2. Rôle de la GED

Elle permet :

• de détecter automatiquement les documents périmés ;

• de gérer les durées de conservation ;

• d’envoyer des demandes sécurisées ;

• de limiter les accès (habilitations) ;

• d’assurer la traçabilité (qui consulte quoi) ;

• d’éviter les stockages non sécurisés.

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2. Gestion documentaire

2.1. Documents à corriger / compléter

• Remplacer la pièce d’identité périmée.

• Récupérer le RIB.

• Récupérer l’attestation de Sécurité Sociale.

• Ajouter la fiche de poste.

• Gérer les CV en fin de vie (suppression RGPD).

2.2. Métadonnées à corriger

• Matricule.

• Adresse actuelle.

• Type de contrat, date d’entrée, service.

• Statut du dossier (futur salarié → salarié).

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3. Workflows RH

3.1. Prochaine étape

Le contrat est en attente de relecture →
➡️ Prochaine étape : validation ou refus avec corrections.

3.2. Commentaire obligatoire en cas de refus

Parce que cela :

• explique la raison du refus ;

• donne des instructions précises ;

• assure une traçabilité ;

• évite les incompréhensions.

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4. Collecte automatisée

4.1. Documents à demander

• Pièce d’identité valide

• RIB

• Attestation Sécurité Sociale

• Autres documents manquants du dossier

4.2. Avantages sur l’e-mail

• Canal sécurisé

• Pas de documents dans des boîtes mail

• Pas de risque de perte ou d’erreur

• Traçabilité RGPD

• Dépôt automatique dans la GED

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5. Politique interne & conformité

5.1. Pièces d’identité dans un tiroir

C’est interdit : aucun stockage physique non sécurisé.
Il faut immédiatement arrêter cette pratique.

5.2. Action de sensibilisation

• Informer le DPO / manager

• Rappeler les règles RGPD

• Proposer une mini-formation interne

• Expliquer comment utiliser la GED pour éviter ces situations

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6. Cycle de vie & SAE

6.1. CV arrivant à échéance

Il faut :

• les supprimer (RGPD)
  OU

• vérifier s’ils doivent être conservés pour un intérêt légitime exceptionnel.

6.2. Documents à verser dans le SAE

• Contrat signé

• Promesse d’embauche signée

• Bulletins de salaire

• Avenants

• Documents engageants

Le SAE garantit :
✔ intégrité
✔ authenticité
✔ force probante
✔ conservation sécurisée