Cas ThermoPlus Industrie – GED RH

Table des matières

Cas Pratique — GED-RH

Comprendre comment une GED-RH permet :

Votre entreprise ThermoPlus Industrie, PME de 180 salarié·es, utilise depuis six mois une GED-RH pour centraliser les dossiers du personnel.

Vous êtes Chargé·e RH et devez préparer l’arrivée d’une nouvelle recrue : Lina Ramos, embauchée comme Technicienne Support.

En consultant son dossier dans la GED, vous constatez plusieurs anomalies.

Justificatif de domicile : OK
Pièce d’identité : périmée depuis 4 mois
RIB : manquant
Attestation de Sécurité Sociale : manquante
CV : daté de 18 mois
Promesse d’embauche : signée électroniquement (OK)
Contrat de travail : en attente de relecture dans le workflow
Fiche de poste : non déposée
DPAE : OK
Métadonnées : matricule non renseigné, ancienne adresse toujours présente

Au même moment, la GED génère une alerte :

👉 « 12 CV de votre CVthèque arrivent à échéance RGPD (24 mois) »

Enfin, un collègue vous signale qu’il stocke encore des pièces d’identité de candidat·es dans un tiroir, “le temps de les numériser”.

1.1. Quels risques RGPD identifiez-vous dans le dossier de Lina ?
1.2. Comment la GED peut-elle aider à réduire ces risques ?

2.1. Quels documents doivent être corrigés, supprimés ou complétés ?
2.2. Quelles métadonnées doivent être mises à jour ?

3.1. Quelle est la prochaine étape pour le contrat de Lina ?
3.2. Pourquoi est-il utile d’exiger un commentaire en cas de refus de validation ?

4.1. Quels documents pouvez-vous demander à Lina via la collecte sécurisée ?
4.2. Pourquoi est-ce préférable à un échange par e-mail ?

5.1. Que faire concernant le collègue qui stocke des pièces d’identité dans un tiroir ?
5.2. Quelle action de sensibilisation recommandez-vous ?

6.1. Que devez-vous faire concernant les 12 CV arrivant à échéance ?
6.2. Quels documents doivent être versés dans un SAE ?