Cas Synercom – Onboarding et matrice RACI

Mise en situation

Vous êtes assistante RH dans l’entreprise Synercom.
Avant de mettre en place un plan d’onboarding formel, la direction vous demande d’analyser comment les choses se passent aujourd’hui dans l’entreprise quand un nouveau collaborateur arrive.

Vous avez observé et discuté avec les différents services, et vous avez pu reconstituer le fonctionnement actuel.
Votre mission sera ensuite de le clarifier en le représentant sous forme de matrice RACI.

Observation de la réalité actuelle (récit)

1. Préparation du contrat et collecte des documents
   Aujourd’hui, c’est l’assistante RH qui prépare les contrats et rassemble les pièces administratives.
   Elle se réfère toujours au responsable RH pour valider les informations. Le manager du futur collaborateur est souvent sollicité pour confirmer certains détails (par exemple la date d’arrivée ou le type de poste). Le collaborateur est simplement informé lorsque tout est prêt.

2. Création du compte email et des accès informatiques
   Dès qu’un nouveau collaborateur est confirmé, l’assistante RH envoie une demande au service informatique.
   Ce sont les techniciens IT qui créent le compte et configurent les accès. L’assistante RH suit l’avancement et vérifie que tout fonctionne avant l’arrivée. Le manager est tenu au courant, mais il n’intervient pas directement.

3. Accueil le premier jour
   Le jour de l’arrivée, c’est en général le manager qui accueille le nouveau collaborateur.
   Il le présente à l’équipe, fait le tour des locaux et explique l’organisation du service.
   Le responsable RH passe rapidement pour un mot d’accueil officiel, mais c’est bien le manager qui prend en charge cette étape.

4. Formation sécurité et santé au travail
   C’est le service HSE (Hygiène, Sécurité, Environnement) qui anime cette formation obligatoire.
   Le responsable RH coordonne les inscriptions et vérifie que la formation est bien suivie. Le manager est prévenu pour adapter le planning.

5. Fixation des objectifs des 3 premiers mois
   Les objectifs sont discutés directement entre le manager et le collaborateur.
   Le responsable RH est informé de ce qui est défini, car il doit suivre les intégrations, mais il n’intervient pas dans le contenu.

6. Entretien de suivi au bout d’un mois
   C’est le responsable RH qui reçoit le nouveau collaborateur pour faire un point sur son intégration.
   Le manager est généralement consulté en amont pour donner son avis sur la période écoulée. Le collaborateur est, bien sûr, acteur de cet échange.

Travail attendu des étudiants

👉 À partir de cette histoire, reconstituez un tableau RACI pour chacune des activités décrites.

• Identifiez qui est Responsible (R), Accountable (A), Consulted (C), Informed (I).

• Présentez vos résultats sous forme d’un tableau clair.

• Comparez ensuite vos choix avec ceux de vos camarades : certaines activités peuvent prêter à discussion (par ex. : qui est réellement Accountable pour l’accueil Jour J ?).