Correction

Lister toutes les tâches liées à l’onboarding en intégrant le Portail RH

1️⃣ Tâches identifiées pour l’onboarding via le Portail RH

Les stagiaires devaient recenser toutes les tâches nécessaires à l’intégration administrative d’un collaborateur en utilisant le Portail RH. Voici les tâches classées en trois grandes étapes.

🟢 Avant l’arrivée du collaborateur

✅ Préparation administrative via le Portail RH

• Créer le dossier collaborateur sur le Portail RH avec les informations personnelles.
• Envoyer l’email de bienvenue contenant les accès et les informations pratiques.
• Activer les droits d’accès au Portail RH et aux autres logiciels métiers.
• Demander au collaborateur de déposer ses documents administratifs (pièce d’identité, RIB, justificatif de domicile, diplômes, contrat signé).
• Vérifier que l’accès à la gestion des congés et absences est bien configuré.
• Enregistrer le collaborateur dans la gestion des temps et activités (GTA) pour le suivi des horaires.
• Inscrire le collaborateur aux formations obligatoires accessibles sur le Portail RH (sécurité, RGPD, culture d’entreprise).
• Ajouter le collaborateur à l’organigramme de l’entreprise et aux listes de diffusion internes.

🔵 Le Jour J

✅ Prise en main du Portail RH

• Vérifier que le collaborateur peut bien se connecter au Portail RH avec ses identifiants.
• Accompagner le collaborateur dans la mise à jour de ses informations personnelles sur le Portail RH.
• Expliquer le fonctionnement de la gestion des congés et absences (consulter ses droits, faire une demande).
• Former le collaborateur à la déclaration des temps de travail et aux horaires à saisir dans la GTA.
• Vérifier qu’il a bien accès à ses documents RH et au règlement intérieur sur le Portail RH.
• Lui montrer comment faire une note de frais et gérer ses déclarations administratives en ligne.
• Ajouter le collaborateur aux groupes de communication interne (Teams, Slack, WhatsApp).

🟠 Durant la première semaine

✅ Suivi et confirmation des accès RH

• Vérifier que le collaborateur a bien déclaré ses premiers temps de travail et que les informations sont correctes.
• S’assurer qu’il a compris le fonctionnement des congés et absences, et qu’il sait consulter son solde disponible.
• Vérifier qu’il a accès à ses fiches de paie électroniques et à ses avantages salariés sur le Portail RH.
• Organiser une session de questions-réponses sur le fonctionnement du Portail RH.
• Demander au collaborateur un retour sur son expérience d’onboarding, notamment sur l’utilisation du Portail RH.
• Corriger les éventuels problèmes techniques d’accès et ajuster les droits si nécessaire.
• Planifier un entretien avec les RH pour un premier bilan d’intégration.

2️⃣ Synthèse et enseignements

✅ Points positifs de l’exercice :
✔️ Une liste exhaustive des tâches RH essentielles a été constituée.
✔️ Le Portail RH est pleinement intégré dans toutes les étapes de l’onboarding.
✔️ La structuration en trois phases permet d’avoir un suivi progressif et efficace.

📌 Améliorations possibles :
🔹 Automatiser certaines tâches en paramétrant des workflows d’intégration dans le Portail RH.
🔹 Ajouter des rappels automatiques pour que les nouveaux collaborateurs effectuent bien leurs démarches administratives.
🔹 Mettre en place un tutoriel interactif dans le Portail RH pour faciliter la prise en main.

📌 Conclusion :

Grâce à cette nouvelle organisation, l’entreprise TechNova peut désormais garantir un onboarding structuré, efficace et fluide, en évitant les erreurs et les oublis qui pénalisaient les nouveaux collaborateurs.

✅ Le Portail RH devient un outil clé pour une intégration réussie ! 🚀