Cas BUDGO – budgétisation des SIRH
Contexte du cas pratique :
L’entreprise fictive BUDGO compte environ 800 employés répartis sur trois sites en France. L’équipe RH souhaite moderniser sa gestion des ressources humaines en intégrant un SIRH qui couvre les processus suivants : paie, gestion des absences, gestion des talents (recrutement, formations, gestion des performances) et reporting RH. Actuellement, toutes ces fonctions sont gérées avec des outils non centralisés (Excel, emails, documents papiers). L’entreprise souhaite un SIRH qui intègre ces fonctionnalités de manière centralisée.
Budget prévisionnel : 250 000 € sur trois ans.
Objectifs du projet :
- Centraliser les données pour avoir une meilleure visibilité sur les effectifs, les performances et les besoins en formation.
- Automatiser les processus clés (paie, gestion des absences, recrutement) pour améliorer l’efficacité et réduire les erreurs manuelles.
- Faciliter l’accès aux données pour les managers et les employés via une interface en libre-service (self-service).
- Respecter la conformité avec les nouvelles réglementations (RGPD, déclaration des charges sociales).
Exercice :
Vous êtes le chef de projet en charge de la mise en place de ce SIRH. Vous devez établir un budget prévisionnel détaillé pour le projet en prenant en compte les éléments suivants.
1. Étape d’analyse et de définition des besoins :
- Durée estimée : 1 mois.
- Ressources : consultants externes spécialisés en RH + équipe RH interne.
- Coût : 15 000 € pour le diagnostic initial.
- Objectif : Cartographier les processus RH existants et les adapter à la solution SIRH.
2. Choix du logiciel :
- Deux options sont envisagées :
- Option 1 : Solution SaaS – coût annuel de 80 € par employé, maintenance incluse, abonnement sur trois ans.
- Option 2 : Solution on-premise – licence initiale de 120 000 €, maintenance annuelle de 15 % du coût initial, mise à jour incluse.
3. Paramétrage et personnalisation :
- Durée estimée : 3 mois.
- Ressources : 2 consultants externes spécialisés en SIRH (tarif journalier de 600 € chacun).
- Coût de paramétrage estimé : 30 jours de travail.
4. Formation des utilisateurs :
- Public : équipe RH, managers, collaborateurs.
- Durée : 2 sessions de formation de 2 jours pour l’équipe RH et 1 session d’une journée pour les managers.
- Coût : 8 000 € pour la formation des utilisateurs (frais du formateur inclus).
- Budget supplémentaire pour la création de tutoriels et d’un support de formation en ligne : 5 000 €.
5. Accompagnement au changement :
- Actions prévues : communication interne, ateliers de sensibilisation, gestion de la résistance au changement.
- Budget : 12 000 € (frais de communication et organisation d’ateliers).
6. Intégration avec les systèmes existants :
- Intégration avec le système comptable et le logiciel de gestion des temps.
- Coût d’intégration estimé : 20 000 € pour les développements spécifiques.
7. Maintenance et support :
- Durée : 3 ans.
- Coût annuel :
- Option 1 (SaaS) : maintenance incluse dans le prix de l’abonnement.
- Option 2 (on-premise) : 15 % du coût de licence initial par an.
Livrables attendus :
- Tableau de budget prévisionnel :
- Crée un tableau qui récapitule les postes de dépense pour chacune des étapes (analyse des besoins, logiciel, paramétrage, formation, intégration, maintenance, etc.).
- Compare le coût total sur trois ans pour l’option SaaS et l’option on-premise.
- Assure-toi que le budget total ne dépasse pas les 250 000 € prévus.
- Analyse comparative des options :
- Rédige une courte analyse comparative des deux solutions (SaaS et on-premise), en expliquant laquelle serait la plus avantageuse pour TechInnov et pourquoi (en termes de coût, de flexibilité, de maintenance, etc.).
- Identification des risques :
- Identifie au moins deux risques potentiels financiers ou organisationnels pour chaque option et propose des solutions pour les atténuer.
- Recommandation finale :
- Donne ta recommandation finale à l’équipe dirigeante : quelle solution choisir (SaaS ou on-premise) et comment ajuster le budget si nécessaire.