par Stéphane 
Annecy, Haute-Savoie, 8 octobre 2024. Après le lancement de la version 7 de sa plateforme de gestion documentaire, Open Bee, éditeur de logiciels de gestion électronique de documents (GED), s’est attaqué à une nouvelle fonctionnalité indispensable : la simplification de la gestion des dépenses professionnelles. Aujourd’hui, 1 collaborateur sur 3 renonce à se faire rembourser ses notes de frais à cause d’un processus chronophage. Un frein complètement levé par le module innovant proposé par Open Bee, qui réaffirme ainsi sa volonté d’optimiser l’efficacité des métiers.
La gestion des notes de frais est un processus fastidieux pour de nombreuses entreprises, entraînant souvent des pertes de temps et d’argent. Un défi qui appartient désormais au passé grâce au nouveau module lancé par Open Bee. Dédié à la gestion des notes de frais, celui-ci permet aux collaborateurs de soumettre leurs dépenses de manière simplifiée et efficace depuis n’importe quel appareil, qu’il s’agisse d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone. De quoi rationaliser le processus de remboursement, accélérant ainsi la prise en charge des notes de frais tout en garantissant une gestion transparente des dépenses professionnelles.
Une simplification des procédures pour les collaborateurs
Dans une optique de simplifier les processus au maximum, ce module de dématérialisation de notes de frais repose notamment sur la capture et la reconnaissance automatiques des justificatifs. Ainsi, en prenant simplement une photo de leurs reçus, les collaborateurs voient les informations automatiquement extraites et intégrées dans une note de frais électronique. Cette fonctionnalité réduit non seulement le risque de perte des justificatifs papier, mais facilite également la saisie des dépenses en quelques clics seulement.
Autre avantage: la possibilité de suivre, en temps réel, la gestion des notes de frais. Les collaborateurs peuvent en effet contrôler l’état de traitement de leurs notes de frais à tout moment, depuis la soumission jusqu’au remboursement final. Des notifications et des alertes sont envoyées pour informer les utilisateurs de l’avancement de leurs demandes, assurant ainsi une transparence totale et une plus grande rapidité des remboursements.
Le module profite également aux métiers chargés de la comptabilité, puisqu’il facilite l’export des données comptables directement vers leurs principaux outils tels que Sage 100c, Divalto, CEGID Quadratus et EBP Compta, réduisant ainsi le temps consacré aux tâches administratives et minimisant les risques d’erreurs. La validation des notes de frais se fait également de manière automatisée, garantissant une gestion rapide et précise des dépenses professionnelles.
Une optimisation de temps et de ressources grâce à des fonctionnalités de pointe
En plus de simplifier le processus de soumission et de validation des notes de frais, la solution d’Open Bee réduit significativement les coûts et les délais de traitement. Elle permet une optimisation des ressources en diminuant le temps nécessaire au traitement des notes de frais et en augmentant la productivité des équipes comptables. En outre, ellle offre une meilleure visibilité sur les dépenses de l’entreprise, ce qui facilite également la détection des anomalies et des irrégularités.
Ce nouveau module d’Open Bee se démarque par ses choix de fonctionnalités de pointe, notamment la capture et la reconnaissance intelligentes des données, la déductibilité automatique de la TVA, l’archivage sécurisé des documents conformément à la législation en vigueur, et la personnalisation des catégories de dépenses et des plafonds en fonction des politiques internes de l’entreprise. Enfin, elle inclut le calcul automatique des indemnités kilométriques selon le barème établi par l’URSSAF et propose un workflow de validation automatisé avec un suivi en temps réel.