Cas TechWood : Digitalisation des RH

Contexte
L’entreprise TechWood, spécialisée dans la fabrication de matériel de construction en bois durable, est située en Normandie. Dans un secteur en forte croissance, TechWood souhaite moderniser sa gestion RH pour accompagner son développement. Le directeur et la responsable des ressources humaines (RRH), Samia Saadi, souhaitent digitaliser plusieurs processus de gestion des employés et de communication interne, en accord avec la culture d’innovation de l’entreprise.

Situation Actuelle
Malgré une culture d’innovation dans la production et le développement durable, le service RH reste très manuel, ce qui entraîne divers problèmes :

1. Inefficacité : Processus RH longs et sources d’erreurs.
2. Coûts élevés : Nécessité d’embaucher pour maintenir le fonctionnement.
3. Manque de visibilité : Absence de vue globale sur les salariés et leurs données.
4. Absence de traçabilité : Difficulté à suivre les changements dans les dossiers des employés.
5. Absence de flexibilité et de sécurité : Processus lents et peu sécurisés, exposant les données à des risques.

Impact sur les employés

Ces problèmes entraînent un manque de confiance et de motivation parmi les employés, avec des retards administratifs, un manque de transparence, une faible mobilité interne, et des possibilités limitées de télétravail.

Problèmes remontés au Directeur
Le directeur est sensibilisé aux enjeux RH par la remontée de plusieurs plaintes :

• Trois démissions d’ouvriers en un mois pour lenteurs RH et erreurs de paie.
• Une demande de rupture conventionnelle d’un ingénieur pour manque de télétravail.
• Des demandes de transparence sur les rémunérations de la part d’un cadre et du CSE.
• La demande du CSE pour une application de gestion des congés.

Objectif du cas pratique
En tant que chargé de développement RH, vous devez proposer un projet de digitalisation des RH pour répondre aux problématiques identifiées, en présentant des solutions adaptées aux besoins de l’entreprise et en obtenant l’adhésion de la direction.

Questions Préparatoires (Phase 1)

La RRH vous demande de répondre aux questions suivantes posées par le directeur et les cadres lors de la dernière réunion de direction. Ces réponses serviront de base pour un futur plan d’action.

1. Pourquoi l’entreprise TechWood doit-elle intégrer des outils et des technologies numériques dans ses RH ? (Répondre sous l’angle stratégique et culturel de l’entreprise.)
2. Quelles peuvent être les principales difficultés rencontrées lors de l’intégration des technologies numériques dans les processus RH ?
3. Quels sont les principaux objectifs de cette digitalisation RH ?
4. Comment l’entreprise TechWood doit-elle gérer la transition des employés vers les nouveaux outils et technologies numériques utilisés dans le service RH ?
5. Comment l’entreprise TechWood doit-elle prendre en compte les problèmes de sécurité liés à la gestion des données sensibles des employés ?
6. Comment l’entreprise TechWood pourra-t-elle mesurer les résultats de l’utilisation de ces technologies numériques sur la gestion des employés et la communication interne ? (Indiquer des outils et des indicateurs RH pertinents.)

Plan d’Action (Phase 2)

La direction a validé l’intérêt stratégique de la digitalisation RH. Vous devez à présent mettre en place un plan d’action concret comprenant l’outil numérique RH le plus adapté parmi ceux listés dans l’Annexe 1.

Le plan d’action doit inclure :

1. Analyse des besoins en matière de gestion des employés et de communication interne.
2. Examen des options technologiques disponibles sur le marché (présentation en tableau).
3. Choix d’un outil (argumenter la pertinence de ce choix et les bénéfices attendus).
4. Analyse des risques pour les salariés et le service RH (présentation sous forme de tableau ou d’infographie).
5. Comparaison des fonctionnalités, coûts, et avis des utilisateurs (tableau ou infographie).
6. Mise en place des outils choisis (configuration et tests) – présentation plus succincte.
7. Conduite du changement (inclure les étapes clés, les acteurs, réunions, sondages, etc.).
8. Stratégie de communication (identifier les cibles, supports et contenus).
9. Plan de formation (adapté aux différentes catégories de salariés impactés).
10. Outils de mesure de l’impact (par exemple, questionnaires, baromètres, entretiens).

Note de la RRH

Votre plan doit être clair, bien structuré, et compréhensible, avec des exemples concrets et des choix argumentés. Veillez à proposer des solutions de communication interne et externe (avec au moins un exemple pour chaque), tout en vous alignant sur les valeurs de TechWood. Le plan de formation doit être adapté aux RH et aux autres catégories de salariés. Les outils de mesure de l’impact devront inclure des options variées (baromètres, feedback, etc.) pour s’assurer que la transition vers le numérique est bien acceptée et utile.

Annexe 1 : Informations Complémentaires

Effectif et Structure de l’Entreprise TechWood Outre le directeur, M. Hammani, l’entreprise compte 100 salariés répartis en cadres, techniciens, ouvriers, et employés. Les catégories de salariés incluent des ingénieurs, techniciens, responsables de qualité, production, achats, sécurité, maintenance, etc.

Culture d’Entreprise Les valeurs clés de TechWood incluent la sécurité, l’innovation, la qualité, l’esprit d’équipe, la responsabilité sociale, et le respect des normes éthiques dans la chaîne d’approvisionnement.

Technologies Numériques Disponibles pour le Service RH

1. Logiciels de gestion des talents : Recrutement, suivi des candidats, et gestion centralisée des informations sur les employés.
2. Logiciels de paie et avantages sociaux : Calculs automatiques et gestion des bulletins de paie.
3. Logiciels de gestion de la performance : Suivi des performances, objectifs, et feedback.
4. Outils de communication interne : Messagerie, forums, et réseaux sociaux d’entreprise.
5. Outils de gestion de la formation : Planification, suivi, et évaluation des formations.
6. Outils d’analyse de données : Collecte et analyse de données sur les employés et performances.