Cas TechNova – Onboarding + Portail RH

Lister toutes les tâches liées à l’onboarding en intégrant le Portail RH

Contexte : Une intégration mal gérée impacte la rétention des talents

L’entreprise TechNova, spécialisée dans le développement de solutions digitales, a récemment constaté que beaucoup de nouveaux collaborateurs rencontrent des difficultés dès leur arrivée. Plusieurs départs ont été enregistrés au cours des trois premiers mois, et des enquêtes internes ont mis en évidence des problèmes dans la gestion administrative et l’accès aux outils RH.

Les nouveaux employés ont remonté plusieurs points de frustration :

• Des retards dans l’activation de leurs accès RH, les empêchant d’accéder aux documents administratifs, de déclarer leurs temps de travail ou de poser leurs congés.
• Un manque d’accompagnement sur les démarches RH, avec des informations éparpillées ou peu accessibles.
• Un suivi insuffisant après leur arrivée, notamment sur l’utilisation des outils RH et la gestion des tâches administratives courantes.

Face à cette situation, Samira, assistante RH, est chargée de recenser toutes les tâches essentielles afin de garantir une prise en main fluide du Portail RH et d’éviter tout oubli qui pourrait impacter l’intégration des nouveaux collaborateurs.

Objectif de l’exercice

L’objectif est de lister toutes les tâches essentielles à réaliser dans le Portail RH, afin de garantir que le collaborateur ait tous les accès et informations nécessaires dès son arrivée et puisse utiliser efficacement l’outil dès sa première semaine.

💡 L’enjeu est d’identifier toutes les actions nécessaires et d’éviter les oublis.

Travail à réaliser

🔹 Étape 1 : Identification des tâches essentielles

En groupe, vous devez lister toutes les tâches à réaliser sur le Portail RH en tenant compte des étapes suivantes :

• Avant l’arrivée du collaborateur
• Le Jour J
• Durant la première semaine

📌 Méthodologie proposée :

• Tour de table : chaque participant propose une tâche à ajouter à la liste.
• Brainstorming collectif : rassemblement des idées et organisation des tâches.

👉 Quelques questions pour vous guider :

• Quelles sont les actions administratives indispensables avant l’arrivée d’un collaborateur ?
• Quelles sont les démarches RH et informatiques qui doivent être effectuées pour que le collaborateur puisse utiliser le Portail RH dès son premier jour ?
• Quels éléments doivent être expliqués au collaborateur pour qu’il puisse déclarer ses temps, poser des congés et accéder à ses documents RH ?
• Quel suivi faut-il mettre en place pour s’assurer que tout fonctionne bien durant la première semaine ?

Livrables

✔ Une liste détaillée des tâches à réaliser, organisée selon les trois grandes étapes du processus d’intégration.
✔ Une prise en compte exhaustive des actions à réaliser sur le Portail RH, afin d’éviter les oublis et de garantir une intégration numérique fluide.