Cas TechMush : Transformation RH et portails RH
Contexte
TechMush, une entreprise industrielle de 500 salariés, repose encore sur des processus RH archaïques : demandes papier, tableaux Excel et courriels échangés manuellement. Sous la direction de Geneviève, l’ancienne DRH, toutes les tâches RH étaient centralisées, générant des délais importants, des erreurs fréquentes et une insatisfaction croissante chez les salariés et les managers.
Avec l’arrivée d’Élise, la nouvelle DRH, l’entreprise veut opérer un changement radical en mettant en place un portail RH pour moderniser ses pratiques et décentraliser certaines tâches RH vers les collaborateurs et les managers.
Votre mission ? Imaginer et structurer ce portail RH de demain en déterminant les fonctionnalités essentielles à mettre en place.
Avant : Une gestion RH archaïque et inefficace
1. Congés : Une validation lente et contraignante
- Jacques, ouvrier, doit remplir un formulaire papier pour poser ses congés. Il le remet à son manager, qui le signe manuellement et l’envoie au service RH.
- La RH, submergée de demandes, met plusieurs jours à traiter chaque dossier. Certains salariés reçoivent leur validation trop tard, d’autres voient leur demande égarée.
- Les managers n’ont aucune visibilité sur les absences de leur équipe en temps réel.
2. Notes de frais : Un processus lourd et répétitif
- Mélanie, commerciale, collecte ses justificatifs de frais, les imprime, les colle sur une feuille et les transmet en main propre au service RH.
- En cas de document manquant, son dossier est rejeté, et elle doit tout recommencer.
- Le remboursement prend plusieurs semaines faute de suivi automatisé.
3. Entretiens et objectifs : Un suivi inexistant
- Luc, manager, reçoit un tableau Excel listant les entretiens à réaliser, sans rappels ni suivi.
- Les objectifs sont écrits sur papier et archivés, empêchant toute mise à jour en cours d’année.
- Certains entretiens sont oubliés ou réalisés trop tard, et aucun historique n’existe pour évaluer l’évolution d’un salarié.
4. Recrutement : Une procédure inefficace et trop longue
- Une demande de recrutement doit être validée par plusieurs niveaux hiérarchiques via des emails, entraînant des semaines de retard.
- Les candidatures sont traitées manuellement, certaines sont perdues ou non traitées à temps.
- Les meilleurs profils partent chez la concurrence avant d’être contactés.
5. Anomalies de pointage : Des erreurs non corrigées à temps
- Paul, technicien, oublie de badger un matin. Il découvre à la fin du mois que son salaire a été amputé à cause de cette absence injustifiée.
- Pour corriger l’erreur, il doit remplir un formulaire papier, obtenir la signature de son manager, puis envoyer la demande au service RH.
- Le traitement prend plusieurs semaines, et Paul est obligé d’attendre le mois suivant pour être régularisé.
6. Gestion des formations : Un accès limité et peu structuré
- Claire souhaite se former, mais l’offre de formation est affichée sur un panneau en salle de pause.
- Pour s’inscrire, elle doit remplir un formulaire papier, qui met des semaines à être validé.
- Aucun suivi automatisé n’existe pour savoir qui a suivi quelles formations, ni pour anticiper les besoins de montée en compétences.
Aujourd’hui : La mission des étudiants
Avec l’arrivée d’Élise, l’entreprise veut mettre en place un portail RH pour moderniser la gestion des RH.
Mais quelles fonctionnalités faut-il activer ?
Votre mission :
1️⃣ Analyser les problèmes identifiés et réfléchir aux fonctionnalités permettant de résoudre ces dysfonctionnements.
2️⃣ Définir les fonctionnalités du portail RH et les répartir en trois catégories :
- Fonctionnalités accessibles à tous (collaborateurs, managers et RH).
- Fonctionnalités dédiées aux collaborateurs.
- Fonctionnalités réservées aux managers.
3️⃣ Expliquer comment ces nouvelles fonctionnalités vont améliorer la gestion RH et les relations entre collaborateurs, managers et RH.