Cas PerfTech : Digitalisation des Entretiens Annuels et Gestion de la Performance
Cas Pratique : Digitalisation des Entretiens Annuels et Gestion de la Performance
L’entreprise PerfTech, PME de 500 salariés spécialisée dans les logiciels SaaS, souhaite optimiser ses processus RH en digitalisant les entretiens annuels. L’objectif est d’automatiser le processus, réduire les délais et améliorer la qualité des évaluations.
PerfTech utilisait auparavant une méthode traditionnelle impliquant des fichiers Excel, des échanges d’emails et des délais de traitement excessifs. Avec son nouveau SIRH, elle espère simplifier, accélérer et rendre plus efficace la gestion de la performance.
I. Exercice 1 : Remettre les événements dans le bon ordre
L’entreprise PerfTech a mis en place un processus digitalisé des entretiens annuels. Cependant, les étapes ont été mélangées.
📌 Explication du Processus Digitalisé
💡 Nous suivrons l’exemple du manager Paul et de son équipe pour illustrer les différentes étapes.
1️⃣ Ouverture de la campagne (1er février 2024)
- L’équipe RH déclenche la campagne d’entretien dans le SIRH.
- Paul, manager de trois collaborateurs (Alice, Julien et Sophie), reçoit une notification.
2️⃣ Préparation et auto-évaluation (2-10 février 2024)
- Paul valide les objectifs de ses collaborateurs dans le SIRH.
- Alice, Julien et Sophie remplissent leur auto-évaluation via la plateforme.
3️⃣ Évaluation par le manager (12-15 février 2024)
- Paul consulte les auto-évaluations et complète ses propres évaluations des performances de son équipe.
- Le SIRH génère automatiquement des indicateurs de performance et des recommandations.
4️⃣ Ping-pong de validation (16-22 février 2024)
- Les collaborateurs peuvent commenter et demander des ajustements sur leurs évaluations.
- Un maximum de 3 allers-retours est autorisé.
5️⃣ Entretien annuel (25-28 février 2024)
- Paul réalise les entretiens individuels en s’appuyant sur les synthèses générées par le SIRH.
- Les plans d’action (formation, mobilité) sont discutés et validés.
6️⃣ Validation et signature électronique (29 février 2024)
- Paul et ses collaborateurs signent électroniquement leurs évaluations.
7️⃣ Analyse RH et reporting (1er-5 mars 2024)
- Le SIRH compile les résultats et génère un tableau de bord pour les RH.
- Les données sont utilisées pour identifier les hauts potentiels, besoins en formation et tendances globales.
📌 Mission : Classer les événements dans le bon ordre
Voici les événements dans le désordre. Après avoir lu l’explication ci-dessus, remettez-les dans le bon ordre :
- Le manager réalise l’entretien annuel avec ses collaborateurs.
- Les collaborateurs remplissent leur auto-évaluation.
- L’équipe RH lance la campagne d’évaluation.
- Le manager Paul consulte et remplit l’évaluation de ses collaborateurs.
- Les collaborateurs et le manager valident et signent les évaluations.
- Les RH analysent les résultats et définissent les plans d’action.
- Le manager reçoit une alerte pour finaliser ses évaluations.
- Un ping-pong d’échanges s’engage entre le manager et ses collaborateurs pour ajuster les évaluations.
✍ Classez ces événements dans le bon ordre et justifiez votre choix.
II. Exercice 2 : Comparatif avant/après digitalisation & calcul du gain de temps
PerfTech souhaite évaluer l’impact du digital sur la gestion des entretiens. Vous trouverez ci-dessous les délais du processus avant digitalisation et après.
📌 Mission : Calculer le gain de temps global
1️⃣ Avant digitalisation (processus manuel)
| Étape | Acteurs | Durée moyenne |
|---|---|---|
| Lancement de la campagne | RH | 2 jours |
| Préparation des évaluations | Collaborateurs & Managers | 15 jours |
| Ping-pong de validation | Collaborateurs & Managers | 20 jours |
| Compilation des évaluations | RH | 20 jours |
| Validation finale | Direction RH & Managers | 14 jours |
| Total | – | a definir |
2️⃣ Après digitalisation (SIRH)
| Étape | Acteurs | Durée moyenne |
|---|---|---|
| Lancement automatisé | RH via le SIRH | Instantané |
| Auto-évaluation des collaborateurs | Collaborateurs | 7 jours |
| Évaluation du manager | Managers | 5 jours |
| Ping-pong de validation | Managers & Collaborateurs | 7 jours |
| Synthèse automatique et validation finale | RH | 5 jours |
| Total | – | A definir |
📌 Questions :
- Calculez le total en nombre de jours pour chaque méthode.
- Déterminez le gain de temps global entre les deux méthodes.
- Exprimez ce gain en pourcentage.
- Quels sont les principaux bénéfices pour les RH et les managers au-delà du gain de temps ?
III. Exercice 3 : Définition des questions pour l’entretien annuel
PerfTech veut s’assurer que les questions posées lors des entretiens annuels sont alignées avec sa culture et sa stratégie RH. L’entreprise met en avant trois axes :
- L’innovation et l’adaptabilité
- La collaboration et le leadership
- Le bien-être et l’engagement
💡 Mission : Sélectionner et adapter les questions en fonction du contexte de PerfTech
📌 Liste des questions possibles
🔹 Objectifs et performances individuelles
- Quels étaient vos principaux objectifs cette année ? Les avez-vous atteints ?
- Quels résultats concrets avez-vous obtenus dans votre travail ?
- Quelles missions vous ont posé le plus de difficultés et pourquoi ?
- Avez-vous le sentiment que vos missions sont bien alignées avec la stratégie de l’entreprise ?
- Comment percevez-vous l’impact de votre travail sur les objectifs globaux de PerfTech ?
🔹 Innovation et montée en compétences
6. Quelle nouvelle compétence avez-vous développée cette année ?
7. Quel outil ou méthodologie souhaiteriez-vous maîtriser davantage ?
8. Quels sujets d’innovation ou d’amélioration aimeriez-vous explorer dans votre métier ?
9. Si vous pouviez proposer une innovation ou une amélioration dans l’entreprise, laquelle serait-elle ?
10. Quel type de formation ou de mentoring vous aiderait à progresser ?
🔹 Collaboration et leadership
11. Comment évaluez-vous votre collaboration avec votre manager et votre équipe ?
12. Selon vous, quelles sont les forces et faiblesses de la dynamique d’équipe ?
13. Quelles responsabilités aimeriez-vous prendre pour évoluer dans l’entreprise ?
14. Avez-vous eu des opportunités pour partager vos compétences avec d’autres collaborateurs ?
15. Comment PerfTech pourrait mieux favoriser le travail en équipe ?
🔹 Bien-être et engagement
16. Comment évaluez-vous votre équilibre entre vie professionnelle et personnelle ?
17. Quels aspects de votre environnement de travail appréciez-vous le plus ?
18. Quels sont les irritants majeurs dans votre travail au quotidien ?
19. Avez-vous ressenti un niveau de stress trop élevé cette année ?
20. Que pourrait faire PerfTech pour améliorer encore plus votre engagement et motivation ?
✍ Instructions :
- Choisissez 8 questions parmi cette liste.
- Expliquez pourquoi elles sont les plus adaptées au contexte de PerfTech.
- Si nécessaire, adaptez une ou plusieurs questions.