Cas NeoTalent – Onboarding et portail RH

Structurer un onboarding efficace avec Trello en intégrant le Portail RH

Contexte : Un onboarding défaillant qui impacte la rétention des talents

L’entreprise NeoTalent, spécialisée dans les services numériques, fait face à une hausse alarmante du turnover durant les trois premiers mois suivant l’intégration des nouveaux collaborateurs. Plusieurs retours d’expérience ont révélé des lacunes majeures dans le processus d’onboarding, notamment :

• Un manque de suivi administratif dès l’arrivée (accès aux outils RH non activés, documents non complétés à temps).
• Une mauvaise gestion des accès informatiques (connexion impossible aux logiciels métiers, accès retardé au SIRH).
• Une absence de clarté sur les procédures RH, notamment en matière de gestion des congés, de déclaration des temps de travail et de prise en main du Portail RH.
• Une intégration incomplète dans l’environnement digital de l’entreprise, entraînant frustration et désengagement rapide.

Face à cette situation, la direction RH a chargé Houria, assistante RH, de structurer et fiabiliser le processus d’onboarding en s’appuyant sur un Portail RH dédié. Ce portail doit être au centre du parcours d’intégration, garantissant que chaque collaborateur dispose rapidement des informations essentielles et puisse gérer ses démarches administratives en toute autonomie.

Objectif de l’exercice

Votre mission consiste à recenser toutes les tâches essentielles à réaliser lors de l’onboarding et à les structurer dans un tableau Trello afin d’assurer une gestion fluide et complète de l’intégration.

L’accent devra être mis sur l’utilisation du Portail RH, qui permet d’optimiser et d’automatiser plusieurs actions clés :
✔ Création et mise à jour du dossier collaborateur (informations personnelles, documents RH, contrat, RIB, etc.).
✔ Gestion des accès aux outils digitaux (connexion au Portail RH, aux logiciels internes et aux plateformes de communication).
✔ Déclaration des temps de travail et gestion des congés (consultation des soldes, demande d’absence, suivi du planning).
✔ Inscription aux formations obligatoires et aux parcours d’intégration (prise en main des outils, formation sécurité, RGPD).
✔ Communication interne et intégration à la communauté d’entreprise (annonces d’arrivée, groupes Teams/Slack, organigramme).

Votre livrable devra permettre de ne plus oublier aucune tâche, garantissant ainsi une expérience fluide et homogène pour chaque nouvel arrivant.

Travail à réaliser : Structurer le Trello Portail + onboarding

💡 Étape 1 : Identification des tâches essentielles

• Listez toutes les actions administratives et RH à effectuer sur le Portail RH avant l’arrivée du collaborateur.
• Identifiez les étapes clés du Jour J, notamment l’activation des accès et la formation à l’utilisation du portail.
• Recensez les actions de suivi durant la première semaine, en mettant l’accent sur la prise en main des fonctionnalités du Portail RH.

💡 Étape 2 : Création d’un Trello clair et structuré

• Organisez les tâches en trois catégories :
  📌 À faire avant l’arrivée
  📌 Jour J : Accueil et activation des accès
  📌 Première semaine : Suivi et formation à l’outil
• Ajoutez des cartes détaillées pour chaque action et définissez des responsabilités claires (RH, IT, manager, collaborateur).
• Incluez des checklists et échéances pour garantir un bon suivi de l’intégration.

Contraintes et livrables attendus

✔ Un tableau Trello, reflétant toutes les étapes du processus d’onboarding digitalisé.
✔ Une mise en avant des actions spécifiques à réaliser sur le Portail RH, garantissant une intégration fluide et une autonomie rapide du collaborateur.
✔ Une note explicative précisant :

• La logique de structuration du Trello.
• L’importance des tâches liées au Portail RH.
• Les améliorations possibles pour rendre l’onboarding encore plus efficace.

💡 Un onboarding bien structuré, centré sur le Portail RH, permet d’améliorer la satisfaction des nouveaux collaborateurs, de réduire le turnover et de professionnaliser la gestion RH. À vous de rendre ce processus plus efficace ! 🚀