Cas DEMAT – dématérialisation et mise en place d’un coffre-fort numérique

Contexte

L’entreprise DEMAT souhaite dématérialiser la gestion des documents administratifs et des bulletins de paie. Actuellement, les documents RH sont majoritairement gérés sous format papier, ce qui entraîne des coûts de stockage, des pertes de documents, et un accès limité pour les collaborateurs. L’entreprise envisage la mise en place d’un coffre-fort numérique pour permettre à chaque collaborateur de recevoir et de stocker ses documents de manière sécurisée.

Objectif : Proposer une solution de dématérialisation des documents RH avec la mise en place d’un coffre-fort numérique, garantissant la sécurité, l’accessibilité et la conformité légale.

Situation actuelle (avant refonte)

1. Bulletins de paie et documents administratifs : Les bulletins de paie sont envoyés sous format papier par courrier postal aux collaborateurs, et les autres documents administratifs sont également archivés physiquement.
2. Stockage : Les documents papier sont stockés dans des armoires et des espaces dédiés dans les locaux de l’entreprise, ce qui engendre des coûts de gestion et de maintenance.
3. Accès aux documents : Les collaborateurs doivent contacter les RH pour obtenir une copie de leurs bulletins de paie ou de tout autre document administratif.
4. Sécurité et conformité : La gestion des documents papier présente des risques de perte, de vol ou de détérioration. Les contraintes de conformité avec la réglementation (RGPD) ne sont pas toujours respectées de manière optimale.

Consigne

Proposez une refonte complète de la gestion des documents RH en intégrant un processus de dématérialisation et un coffre-fort numérique. Vous devrez :

• Automatiser la distribution et l’archivage des bulletins de paie et des documents RH.
• Assurer la sécurité et la confidentialité des informations.
• Permettre aux collaborateurs d’accéder à leurs documents à tout moment.
• Assurer la conformité avec les exigences légales (RGPD, etc.).