Qu’est-ce qu’un cahier des charges pour votre SIRH et pourquoi est-il indispensable pour le succès de votre projet SIRH ? Qui devrait être impliqué dans sa rédaction ? Quand et où débuter pour garantir une implémentation efficace ? Cet article décompose la création d’un cahier des charges en 9 points essentiels, vous guidant à travers chaque étape critique pour développer un système qui répond parfaitement à vos besoins en ressources humaines. Découvrez comment structurer ce document clé pour transformer vos processus RH.
Définition du cahier des charges pour votre SIRH
Un cahier des charges pour un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) est un peu comme la recette secrète pour concocter votre système RH parfait. Il liste avec précision toutes vos envies et besoins, des fonctions incontournables aux petits plus qui font la différence, en passant par le budget et les délais. Imaginez-le comme votre boussole dans la jungle des options logicielles, vous aidant à dénicher le SIRH qui non seulement s’adapte à votre entreprise, mais la fait aussi rayonner. En gros, c’est votre meilleur allié pour éviter les faux pas et s’assurer que tout le monde, des RH à la direction, soit sur la même longueur d’onde.
Rédiger un cahier des charges pour votre SIRH en 9 points
1. Présentation
Dans cette section, présentez brièvement votre entreprise, son secteur d’activité, sa taille, et ses besoins généraux en matière de gestion des ressources humaines. Expliquez pourquoi vous souhaitez mettre en place ou renouveler votre SIRH (Système d’Information de Ressources Humaines).
2. Objet de l’appel d’offre
Détaillez ici l’objectif précis de votre appel d’offre. Par exemple :
– Acquisition d’un nouveau SIRH
– Mise à jour d’un système existant
– Intégration de nouveaux modules spécifiques
Précisez également les attentes générales vis-à-vis du futur prestataire.
3. Organisation du projet
Décrivez la structure de l’équipe projet côté client :
– Qui sont les décideurs ?
– Qui seront les interlocuteurs principaux ?
– Quel est le calendrier prévisionnel du projet ?
– Quelles sont les étapes clés (cahier des charges, sélection du prestataire, déploiement, etc.) ?
4. Cahier des charges fonctionnel
Cette partie est cruciale. Détaillez tous les modules et fonctionnalités attendus du SIRH :
– Gestion administrative du personnel
– Gestion de la paie
– Gestion des temps et activités
– Gestion des talents et des compétences
– Reporting et tableaux de bord RH
– etc.
Pour chaque module, précisez les fonctionnalités spécifiques requises.
5. Aspect technique
Abordez ici les exigences techniques :
– Architecture souhaitée (cloud, on-premise, hybride)
– Compatibilité avec les systèmes existants
– Sécurité et confidentialité des données
– Interfaces utilisateurs (web, mobile)
– Capacité d’intégration avec d’autres logiciels
6. Performance du système
Définissez vos attentes en termes de :
– Temps de réponse
– Disponibilité du système
– Capacité de traitement (nombre d’utilisateurs simultanés, volume de données)
– Evolutivité du système
7. Livraison
Précisez vos attentes concernant :
– Les délais de mise en œuvre
– Les phases de déploiement
– La formation des utilisateurs
– La documentation fournie
– Le support post-déploiement
8. Obligations du prestataire
Listez les engagements attendus du prestataire :
– Respect des délais
– Confidentialité
– Maintenance et mises à jour
– Support technique
– Garanties
9. Modalités financières
Enfin, abordez les aspects financiers :
– Budget global du projet
– Modalités de paiement
– Coûts de licence, de maintenance, de support
– Options de financement (achat, location, SaaS)
En structurant votre cahier des charges selon ces neuf points, vous couvrirez l’ensemble des aspects essentiels pour le choix et la mise en place de votre SIRH. N’oubliez pas d’adapter chaque section aux besoins spécifiques de votre entreprise !
D’autres questions sur le sujet de la rédaction d’un cahier des charges pour votre SIRH
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